10 rekomendacji do Regulaminów komitetów monitorujących (KM) na lata 2021-2027

1. Spotkanie robocze

Zalecamy Instytucjom Zarządzającym zorganizowanie spotkania roboczego dla członków KM (i ich zastępców), na którym zostanie zaprezentowany i omówiony wstępny projekt Regulaminu KM, będący przedmiotem obrad I posiedzenia KM. Spotkanie takie powinno zostać zorganizowane po wcześniejszym przesłaniu wszystkim osobom będącym w składzie KM wstępnego projektu Regulaminu (celem umożliwienia zapoznania się z nim) oraz uwzględnić pracę warsztatową nad ostatecznym kształtem projektu Regulaminu KM, w tym możliwość wypracowania zapisów przez partnerów reprezentowanych w składzie KM. W ten sposób wypracowany kształt projekt Regulaminu KM rekomendujemy przesłać zgodnie z terminem właściwym dla przesyłania materiałów na posiedzenie KM, jednak nie później aniżeli na 10 dni roboczych.

W przypadku braku możliwości zastosowania tego typu rozwiązania, z uwagi na wyznaczone już terminy posiedzeń KM, rekomendujemy wypracowanie nowego w Regulaminu KM przez stosowną grupę roboczą, jednak nie później aniżeli w ciągu 3 miesięcy od daty I posiedzenia KM.

2. Rola Przewodniczącego KM

Komitetowi monitorującemu przewodniczy przedstawiciel państwa członkowskiego lub instytucji zarządzającej, zgodnie z art. 39 Rozporządzenia ogólnego. Zauważamy, iż rolę Przewodniczącego KM należy ograniczyć do organizowania takich prac KM, aby sprostać wymaganiom realizacji zadań stawianym przed KM zgodnie z zapisami wskazanymi w art. 40 Rozporządzenia ogólnego. Nadawanie Przewodniczącemu KM daleko idących uprawnień ingerować może w rolę i wkraczać w funkcje kolegialnego organu, którym jest KM

Nadto zgodnie z duchem zasady partnerstwa wskazane jest, aby Regulamin KM zakładał utworzenie Prezydium KM, zgodnie z Wytycznymi dot. KM (zapisy Sekcji 8.2.3 pkt. 11). W skład Prezydium wejść powinni w równym stopniu przedstawiciele wszystkich grup partnerów uczestniczących w pracach KM. Prezydium KM ułatwi zaangażowanie wszystkich stron w pracę KM oraz przepływ informacji w ramach poszczególnych grup partnerów.

Podczas głosowań na posiedzeniu KM, w przypadku równej liczby głosów nie powinien decydować głos Przewodniczącego, tj. projekt uchwały, który nie zdobędzie większości po prostu nie jest uchwałą KM. W sytuacji, gdy w składzie KM znaczną grupę stanowi administracja rolą IZ jest dążenie do przekonania składu KM i przedstawienia takich argumentów, które spotkają się z przychylnością tego gremium. Brak akceptacji jest wyraźnym sygnałem, aby nie iść tą drogą i szukać nowego rozwiązania, zwłaszcza, że uchwała KM może dotyczyć także analizy czy oceny sprawozdania, zasad stosowanych przez IZ i może być wobec IZ krytyczna, w tym w zakresie spełnienia warunków podstawowych.

3. Wykluczenie podmiotu ze składu KM

Przewodniczący KM nie powinien dysponować prawem do wykluczenia podmiotu ze składu KM. W przypadku zaistnienia uzasadnionych, określonych w Regulaminie KM przesłanek (np. duża liczba nieobecności na posiedzeniach) Przewodniczący KM powinien mieć jedynie uprawnienie do zwrócenia się do podmiotu delegującego członka KM z informacją nt. frekwencji lub z propozycją wyznaczenia nowej osoby reprezentującej ten podmiot. Przyznanie Przewodniczącemu KM prawa do usunięcia podmiotu ze składu KM jest bardzo daleko idące i w sposób nieuprawniony daje Instytucji Zarządzającej możliwość wpływania na skład KM, w szczególności w sytuacji, gdy podmiot ten zajmuje się monitorowaniem spełnienia na poziomie programu warunków podstawowych.

Samo podejrzenie popełnienie przestępstwa, toczące się śledztwo bądź sprawa w sądzie nie powinny być argumentem za stwierdzeniem utraty nieposzlakowanej opinii przez członka KM. Konieczny do tego jest prawomocny wyrok sądu za popełnienie określonego rodzaju przestępstwa. Przed podjęciem uchwały o pozbawieniu miejsca w składzie KM należy umożliwić podmiotowi złożenie wyjaśnień, a decyzje w tej kwestii powinny pozostać w gestii KM lub grupy partnerów spoza administracji (jeśli dotyczy).

4. Grupy robocze

Powoływanie i funkcjonowanie grup roboczych powinno się odbywać na zasadach określonych w Wytycznych dot. KM oraz w sposób gwarantujący wspólne wypracowywanie rozwiązań, w tym:

1. KM powołuje grupę roboczą uchwałą na wniosek Przewodniczącego KM lub co najmniej trzech członków KM – nie należy podwyższać minimalnego progu wymaganego do utworzenia grupy;
2. regulamin grupy uchwala się na jej pierwszym posiedzeniu;
3. grupy robocze powinny podejmować decyzje przede wszystkim w oparciu o konsensus.

5. Finansowanie partnerów w KM

Finansowanie potrzeb partnerów w związku z ich pracami w KM powinno odbywać się na zasadach, które nie tworzą barier skutkujących brakiem możliwości realizacji obowiązków przez partnera w ramach KM, dlatego postuluje się, w szczególności:

1. przeprowadzanie diagnozy potrzeb partnerów zgodnie z zapisami art. 17 ust. 1 i ust. 2 Kodeksu Partnerstwa;
2. rozważenie finansowania opartego o ryczałt przypadający na 1 miejsce w KM partnera spoza administracji;
3. uwzględnienie w sposobie finansowania potrzeb zgłaszanych przez partnerów, np. organizacji spotkań sieciujących, zaproszenie eksperta, konsultacji, udziału w spotkaniach roboczych, kongresach lub innych;
4. rezygnację z rozliczeń w oparciu o refundację kosztów, szczególnie w przypadku znacznych kwot wydatków, np. zamawianie ekspertyz;
5. umożliwienie elastycznego finansowania nagłych potrzeb, a nie tylko zaplanowanych z dużym wyprzedzeniem.
6. powołanie na pierwszym posiedzeniu grupy roboczej do spraw finansowania udziału partnerów spoza administracji, której celem będzie wypracowanie szczegółowych zasad finansowania, z uwzględnieniem potrzeb partnerów oraz obowiązujących przepisów związanych z wydatkowaniem i rozliczaniem środków z pomocy technicznej.

6. Członek KM (i jego zastępca)

Członek/członkinie KM (oraz jego/jej zastępca) powinni mieć możliwość jednoczesnego udziału w posiedzeniach KM wraz z ewentualnym zwrotem kosztów udziału zarówno dla członka, jak i zastępcy (jeśli dotyczy). Przedstawiciele/-ki reprezentujący zorganizowane społeczeństwo obywatelskie oraz partnerów społecznych w KM nierzadko działają w różnych podmiotach na rzecz swoich środowisk lokalnych i/lub tematycznych. Członek KM i zastępca członka uzupełniają się kompetencjami i zagadnieniami, będącymi przedmiotem prac KM. Jednoczesny udział w posiedzeniach członka i zastępcy w obradach KM ułatwia włączenie różnych środowisk w pracę oraz zapewnia odpowiednią reprezentatywność ich głosu, zapobiega także sytuacji, w której członek KM z powodu nieprzewidzianych wcześniej okoliczności nie mógłby wziąć udziału w obradach (wówczas zastępca nie mógłby nagle go/jej zastąpić).

Wspólna obecność sprzyja ciągłości współpracy członka ze swoim zastępcą oraz pozwala obydwu osobom stale śledzić działania KM oraz angażować się w jego aktywność.

7. Posiedzenia KM i inne formy realizacji obrad

Posiedzenia KM powinny odbywać się częściej, aniżeli raz w roku. Tylko wtedy możliwa jest stała, systematyczna praca w KM i realizacja zadań KM wynikających z regulacji unijnych. W miarę możliwości posiedzenia KM powinny odbywać się stacjonarnie lub hybrydowo. Posiedzenia w formule on-line nie dają możliwości sieciowania, swobodnej wymiany opinii i pełnego zaangażowania w pracę, aczkolwiek ta formuła zdalnego połączenia się ma znaczenie dla osób, które z różnych powodów nie będą mogły uczestniczyć w obradach.

Nadto każda inna forma realizacji obrad KM, w tym warsztaty wyjazdowe, spotkania konsultacyjne i robocze powinny wynikać z podstaw regulaminowych (lub odrębnych uchwał KM). W przeciwnym razie ograniczają prawa członków KM (i ich zastępców), a tym samym możliwość korzystania przez nich z praw oraz realizowanie obowiązków wynikających z zadań KM określonych Rozporządzeniem ogólnym. W formach tych należy zapewnić udział Obserwatorów.

8. Obowiązkowy wolontariat w KM?

Zalecamy usunięcie z projektu Regulaminu KM zapisu, iż osoby wchodzące w skład KM nie otrzymują żadnych honorariów ani wynagrodzeń za udział w posiedzeniach Komitetu i grup roboczych (jeśli dotyczy).

Decyzja o formie i sposobie zaangażowania swoich przedstawicieli/-ek w KM (nierzadko ekspertów/-ek) powinna pozostać w gestii danego podmiotu. Obecny zapis w praktyce oznacza, że każda osoba, w tym personel IZ, KE podczas posiedzeń KM oraz grup roboczych realizuje swoje działania w czasie wolnym od pracy (np. urlopu).

9. Obieg informacji i materiałów.

Członkowie KM (i ich zastępcy) powinni mieć możliwość wcześniejszego zapoznania się z kompletem materiałów i podstawami prawnymi będącymi przedmiotem obrad w ramach posiedzenia KM, najlepiej min. 15 dni roboczych przed posiedzeniem. Należy mieć na względzie fakt, iż członek KM ma prawo i obowiązek konsultowania materiałów ze środowiskiem, które reprezentuje, co oznacza zaplanowanie niezbędnego czasu na wniesienie stosownych uwag i rekomendacji.

Czas na sporządzenie protokołu/notatki z posiedzeń KM lub grup roboczych nie powinien być dłuższy, aniżeli czas jaki członkowie mają na zapoznanie się z materiałami.

Nadto Regulamin KM powinien uwzględniać ustalenia dotyczące publikacji i dostępności dokumentów przygotowawczych złożonych do komitetów monitorujących, zgodnie z art. 11 pkt. d) Kodeksu Partnerstwa.

Sekretariat KM udostępnia osobom wchodzącym w skład Komitetu bazę kontaktową wszystkich osób wyznaczonych do składu KM zawierającą co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, reprezentowany podmiot oraz adres e-mail.

Korespondencja kierowana do KM i grup roboczych powinna być przekazywana niezwłocznie do członków KM (i ich zastępców.)

10. Naruszenie praw podstawowych i Konwencji ONZ o prawach osób niepełnosprawnych

Informacje będące przedmiotem naruszeń horyzontalnych i tematycznych warunków podstawowych określonych zgodnie z art. 15 Rozporządzenia ogólnego (wymienione w Zał. III oraz Zał. IV do Rozporządzenia) powinny wpływać niezwłocznie do KM, nie rzadziej aniżeli raz na kwartał. Zgodnie z zapisami w zakresie spełnienia horyzontalnych warunków podstawowych, tj.

1. Skuteczne stosowanie i wdrażanie Karty praw podstawowych,
2. Wdrażanie i stosowanie Konwencji ONZ o prawach osób niepełnosprawnych zgodnie z decyzją Rady 2010/48/WE,

muszą istnieć rozwiązania dotyczące zgłaszania komitetowi monitorującemu przypadków niezgodności operacji wspieranych z Funduszy z Kartą oraz Konwencją oraz skarg o nieprzestrzeganie Karty i Konwencji złożonych zgodnie z rozwiązaniami przyjętymi na mocy art. 69 ust. 7 Rozporządzenia ogólnego.

Rekomendujemy powołanie stosownej grupy roboczej, która sukcesywnie analizowałaby informacje (zawiadomienia) wpływające do KM nt. naruszeń Karty i Konwencji, aby odpowiednie działania w tym zakresie mógł podjąć KM niezwłocznie po przeanalizowaniu sytuacji przez grupę roboczą.

Obecnie w projektach Regulaminów KM zapis wskazujący na informowanie IZ raz w roku nie jest zasadnym rozwiązaniem, gdyż w sytuacji naruszeń zgodnie z treścią zapisu motywu (21) Rozporządzenia ogólnego w przypadku, gdy warunki podstawowe nie są spełnione, wydatki dotyczące operacji, tj. projektów, wdrażanych w ramach danego Programu nie powinny być refundowane przez Komisję, a zatem interwencja KM powinna być niezwłoczna celem wypracowania właściwych rekomendacji i zaleceń dla IZ.

Ponadto IZ powinna zapewnić możliwość udziału w pracach KM wszystkim osobom, zwłaszcza osobom ze szczególnymi potrzebami, w tym osobom z niepełnosprawnościami, poprzez zapewnienie dostępności, o której mowa w art. 9 Konwencji ONZ o prawach osób niepełnosprawnych, a także ustawie z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.
IZ pokrywa koszty z tym związane ze środków przeznaczonych na funkcjonowanie KM przy wsparciu środków pomocy technicznej programu.

1. Dostępność powinna dotyczyć wszystkich aspektów prac KM, a nie tylko udziału w posiedzeniach, także prac grup roboczych, korzystania ze szkoleń, dokumentów, itd.
2. Dostępność prac KM, w tym jego posiedzeń, powinna być realizowana w oparciu o Konwencję, a nie tylko na podstawie Ustawy o zapewnianiu dostępności, np. dostępność posiłków podczas prac KM wynika z Konwencji, a nie mieści się w Ustawie.
3. Dostępność powinna dotyczyć wszystkich osób, a zwłaszcza osób ze szczególnymi potrzebami, a nie tylko osób ze szczególnymi potrzebami. Działając zgodnie z ideą uniwersalnego projektowania z dostępności mogą skorzystać wszyscy, co zwiększa jakość, ergonomię i efektywność wszystkich z niej korzystających.

Opracowano na podst. uwag zgłaszanych do regulaminów KM FERS i KM FENG oraz na podstawie wniosków podczas spotkania Sieci OFOP ds. partnerstwa i funduszy europejskich w dn. 11 stycznia 2023 r., R. Dymek, J. M. Grabowski, I. Janicka, A. Waszkielewicz