Zapytanie ofertowe nr 3/ZZ/2024

29 maja 2024
Aktualności, Monitoring funduszy europejskich, Rzecznictwo funduszowe

Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych z siedzibą w Warszawie, przy ul. Szpitalnej 5/3, 00-031 Warszawa, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zakładowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000169795, posiadającą NIP: 525-23-00-193, zaprasza do składania ofert w ramach niniejszego zapytania ofertowego.

 

1. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z wyłączeniem przepisów ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2023 r. poz. 1605). Wartość zamówienia poniżej kwoty 130 000 PLN (art. 2 ust. 1 pkt. 1).

 

2. ŹRÓDŁO FINANSOWANIA

Projekt pt.: „Prowadzenie sekretariatu Podkomitetu ds. rozwoju partnerstwa na lata 2021-2027”, wynikającej z umowy o dofinansowanie nr DSR/BDG-II/PTFE/54/23, współfinansowany w 79,71% ze środków Unii Europejskiej, w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach PTFE 2021-2027, oraz w 20,29% z budżetu państwa.

 

3. TYTUŁ ZAMÓWIENIA

Usługa kompleksowa (konferencyjno-cateringowo-hotelowa) organizacja i obsługi posiedzenia Podkomitetu ds. rozwoju partnerstwa dla grupy do 80 osób w dniach 20-21 czerwca 2024 r. w Łodzi.

 

4. TERMIN SKŁADANIA OFERT

Data: do 05 czerwca 2024 r.

 

5. SPOSÓB i ADRES SKŁADANIA OFERT

Oferty należy przesyłać drogą mailową w formie podpisanych i zeskanowanych dokumentów na adres ewa@[email protected] (w temacie wiadomości proszę wpisać: „Zapytanie ofertowe nr 3/ZZ/2024 – Świadczenie kompleksowej usługi gastronomicznej wraz z wynajmem sali konferencyjnej” lub za pośrednictwem Bazy konkurencyjności: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/.

 

6. NUMER TELEFONU OSOBY UPOWAŻNIONEJ DO KONTAKTU W SPRAWIE OGŁOSZENIA

Ewa Adamczak Tel. 784 568 016

 

7. SKRÓCONY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Zamówienie dotyczy kompleksowej usługi organizacji i obsługi posiedzenia Podkomitetu ds. rozwoju partnerstwa dla grupy do 80 osób w dniach 20-21 czerwca 2024 r. obejmujące:

  • usługi hotelowe w tym: zapewnienie noclegów dla grupy do 80 osób oraz zapewnienie 1 sali konferencyjnej dla grupy do 80 osób.
  • usługi gastronomiczno-restauracyjne.

Wykonawca przystępując do realizacji zamówienia powinien zapoznać się z treścią Wytycznych dotyczący realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027, które można pobrać ze strony https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/Strony/o-funduszach/Fundusze-na-lata-2021-2027/prawo-i-dokumenty/Wytyczne/Wytyczne-dotyczace-realizacji-zasad-rownosciowych-w-ramach-funduszy-unijnych-na-lata-2021-2027

 

8. MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Hotel o standardzie nie mniejszym niż 4*, położony w centrum Łodzi dla grupy do 80 osób w dniach: 20-21.06.2024 r.

 

9. CEL ZAMÓWIENIA

Celem zamówienia jest zorganizowanie i obsługa posiedzenia Podkomitetu ds. rozwoju partnerstwa dla grupy do 80 osób w dn. 20-21 czerwca 2024 r. r. obejmująca:

  • usługi hotelowe w tym: zapewnienie noclegów dla grupy do 80 osób,
  • usługi gastronomiczno-restauracyjne,
  • usługi konferencyjne w tym zapewnienie Sali konferencyjnej dla grupy do 80 osób.

 

10. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA USŁUGI HOTELOWE:

Nocleg w hotelu o standardzie nie mniejszym niż 4*, położony w centrum Łodzi dla grupy do 80 osób w dniach: 20-21.06.2024 r. (1 doba hotelowa):

  • pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania,
  • wszystkie pokoje, sala, w której podawane będą posiłki, miejsca, w których będą organizowane przerwy kawowe oraz sala konferencyjna muszą znajdować się w jednym kompleksie hotelowym,
  • w cenę pokoju powinno być wliczone śniadanie w formie bufetu.

Koszty noclegu dla max. 80 osób powinny zostać zarezerwowane na hasło wskazane w umowie. Obiekt oraz sale oferowane przez Wykonawcę, zaakceptowane przez Zamawiającego muszą spełniać następujące warunki:

  • pełne zaplecze sanitarne dopasowane do liczby uczestników,
  • bezpłatna szatnia/pomieszczenie do przechowywania walizek i okryć wierzchnich,
  • infrastruktura (np. winda, podjazdy) dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych,
  • bezpłatny parking z miejscami parkingowymi w liczbie nie mniejszej niż 30.

 

USŁUGI GASTRONOMICZNO-RESTAURACYJNE:

– 2 obiady (w formie bufetu) dla grupy do 80 osób w dniach 20-21 czerwca 2024 r. (dokładna godzina posiłków do ustalenia w terminie późniejszym) składające się z: nie mniej niż 3 zimnych przystawek do wyboru, 2 zup do wyboru, nie mniej niż 3 dań głównych do wyboru, nie
mniej niż 3 deserów do wyboru oraz napojów w tym: soków owocowych (co najmniej 2 rodzaje), wody gazowanej i niegazowanej (w proporcji 1-3), kawy, herbaty wraz z dodatkami do kawy i herbaty (cukier biały i trzcinowy, miód, cytryna, mleko w tym mleko roślinne) – z
uwzględnieniem potraw mięsnych oraz wegańskich;

– 1 kolacja (w formie bufetu) dla grupy do 80 osób w dniu 20 czerwca 2024 r. ok. godz. 19.00 składająca się z: 3 przystawek, 2 zup, 3 dań głównych do wyboru, 2 dań zimnych do wyboru (np. deska serów i pieczonych mięs), deseru oraz napojów: soki owocowe, woda stołowa,
kawa, herbata wraz z dodatkami do kawy i herbaty – z uwzględnieniem potraw mięsnych oraz wegańskich; przynajmniej 1 zupa, 1 danie główne, 1 przystawka i 1 deser muszą być zgodne z dietą wegańską w ilości wskazanej przez Zamawiającego w określonym w umowie terminie. Dania powinny zostać opisane (tabliczki z oznakowaniem potraw).

– Ciągła przerwa kawowa dla grupy do 80 osób w dniach 20 czerwca 2024 r. (w godz. 13.30-19.00) oraz 21 czerwca 2024 r. (w godz. 09.00 – 12.30) w formie bufetu składającego się z:

  • zimnych napoi dostępnych przez cały czas trwania wydarzenia (woda i soki) w ilości nie mniejszej niż 1 litr na osobę,
  • kawy z ekspresu ciśnieniowego, kilku odmian herbaty, dodatków do kawy i herbaty (cukier biały i trzcinowy, miód, cytryna, mleko, napój roślinny), przez cały czas trwania imprezy w ilości nie mniejszej niż 200 ml na osobę,
  • ciastek (np. mini rogaliki, mini drożdżówki, etc.) oraz kruchych ciasteczek w ilości 100 gram na osobę w tym co najmniej 2 rodzaje muszą być zgodne z dietą wegańską.

– serwis gastronomiczny (zastawa porcelanowa i szklana), obsługa;

– kolacja dla grupy powinna być podana w osobno wydzielonej sali;

– proszę o dołączenie do oferty propozycji menu na wszystkie posiłki.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany menu.

 

USŁUGI KONFERENCYJNE (SALE):
Zapewnienie w dniach 20-21 czerwca 2024 r. 1 sali konferencyjnej dla grupy do 80 osób wraz z pełnym wyposażeniem. Sala musi spełniać wszelkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom szkoleniowym¹:

  • stół prezydialny dla maksymalnie 6 osób,
  • miejsca siedzące dla wszystkich uczestników spotkania- krzesła lub fotele, ze stołami w ustawieniu szkolnym lub w podkowę dla uczestników spotkania z zachowaniem odpowiednich odstępów, tak, aby przestrzeń była dostępna dla osób poruszających się na wózkach,
  • ekran multimedialny,
  • system do głosowania dla max 60 osób wraz z obsługą techniczną,
  • projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem,
  • mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu,
  • laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),
  • pilot do zmieniania slajdów,
  • mównicę,
  • dostęp do wi-fi,
  • tablica typu „flipchart” i flamastry,
  • minimum 5 mikrofonów z możliwością nagrywania,
  • zapewnienie wody na stole prezydialnym,
  • sprzątanie po zakończeniu spotkania,
  • zapewnienie klimatyzacji z możliwością jej regulacji, w tym wymianę powietrza i utrzymanie temperatury ok. 21 °C oraz wilgotności na poziomie 45-60%.

 

11. HARMONOGRAM REALIZACJI ZAMÓWIENIA

20-21 czerwca 2024 r.

 

12. POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą będzie odbywała się wyłącznie za pośrednictwem osób wskazanych w umowie.

2. Rozliczenie za kompleksową usługę odbywa się na podstawie faktycznie zrealizowanych usług zgodnie z przekazaną listą zawierającą liczbę osób biorących udział w spotkaniu.

3. Zamawiający zastrzega możliwość odwołania rezerwacji najpóźniej na 5 dni przez rozpoczęciem realizacji usługi bez konsekwencji finansowych.

 

13. WARUNKI UDZIAŁU WYKONAWCY W ZAPYTANIU OFERTOWYM

1. W celu oceny zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykazania spełnienia następujących warunków udziału w postępowaniu:

a) w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej:

W celu wykazania spełnienia powyższego warunku Zamawiający wymaga od Wykonawcy
wykazania, że dysponuje odpowiednim zasobem w postaci:

    • sali konferencyjnej z nagłośnieniem i obsługą techniczną dla 80 osób w Łodzi,
    • własnym cateringiem,
    • systemem do głosowania wraz z obsługą techniczną,
    • usług hotelowych w tym: zapewnienie noclegów dla grupy do 80 osób.

2. Niespełnienie chociażby jednego z w/w warunków skutkować będzie odrzuceniem oferty.

 

14. ZAKRES WYKLUCZENIA Z MOŻLIWOŚCI REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1. Z możliwości realizacji Przedmiotu Zamówienia wyłącza się osoby, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego. Wykonawca złoży oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym – załącznik nr 2.

2. Zamawiający wykluczy z możliwości realizacji niniejszego zamówienia podmioty, o których mowa w art. 7 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022, poz. 835)

3. Oferta zostanie odrzucona, jeżeli Wykonawca:

a) złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego Zapytania ofertowego,

b) przedstawi nieprawdziwe informacje,

c) nie spełnia warunków udziału w postępowaniu.

 

15. KRYTERIA OCENY OFERT

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:

Lp. Kryterium Maksymalna liczba punktów
 

1.

 cena brutto za wykonanie kompleksowej usługi (C)* 100

 

Sposób oceny:

„cena brutto za wykonanie kompleksowej usługi”* – ocena dla tego kryterium zostanie dokonana w oparciu o następujący wzór:

                            C = (C min / C x ) x 100

gdzie:    C– liczba punktów w kryterium „cena brutto za wykonanie kompleksowej usługi*”

                         C min        – najniższa cena brutto spośród złożonych ofert

                        Cx             – cena brutto oferty badanej         

*w skład kompleksowej usługi wchodzą: usługa gastronomiczna wraz z wynajmem sali konferencyjnej dla 80 osób

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta niepodlegająca odrzuceniu, z najwyższym wynikiem punktów uzyskanych za kryteria oceny ofert opisane powyżej.

2. Obliczenia dokonane zostaną z dokładnością do 0,01 punktu (dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematyki.

3. Oferta nie podlegająca odrzuceniu złożona przez Wykonawcę niewykluczonego z postępowania, która uzyska największą liczbę punktów – maksymalnie 100 – zostanie uznana jako najkorzystniejsza.

4. Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu.

5. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, wezwie on Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach. W takim przypadku Wykonawca, składając ofertę zobligowany jest poinformować zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.

6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Wykonawcy są obowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie wskazanym przez Zamawiającego.

 

16. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Wykonawca składa ofertę zgodnie z wymaganiami zawartymi w zapytaniu ofertowym.

2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, a cenę podać w polskich złotych (PLN).

3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

a) wezwania Wykonawcy, w przypadku stwierdzenia uchybień formalnych w ofercie,

b) złożenia w określonym terminie stosownych oświadczeń, wyjaśnień lub dokumentów,

c) poprawy oczywistych omyłek rachunkowych w obliczeniu ceny (za zgodą Wykonawcy),

d) poprawy oczywistych omyłek pisarskich,

e) sprawdzania wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców wykazów, danych i informacji.

4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od rozstrzygnięcia zapytania ofertowego.

5. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

7. Oferta powinna zawierać:

a) formularz ofertowy – zgodnie z załącznikiem nr 1

b) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych – załącznik nr 2

 

17. MIEJSCE, SPOSÓB ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Oferty należy składać do dnia 05.06.2024 r. do godz. 23:59 drogą mailową w formie podpisanych i zeskanowanych dokumentów na adres: [email protected] (w temacie wiadomości proszę wpisać: „ Zapytanie ofertowe nr 3/ZZ/2024 – Świadczenie kompleksowej
usługi gastronomicznej wraz z wynajmem sali konferencyjnej) lub za pośrednictwem Bazy konkurencyjności: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/.

2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

3. Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami jest Ewa Adamczak

4. Termin związania ofertą wynosi 10 dni od dnia określonego przez Zamawiającego jako termin składania ofert.

 

18. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA W RAMACH PROWADZONEGO POSTĘPOWANIA

1. Ze względu na założenia budżetowe w przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie projektu, Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania. Ostateczny wybór Wykonawców, z którymi nastąpi podpisanie umów, nastąpi po zakończeniu ewentualnych negocjacji.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wycofania się lub unieważnienia niniejszego zapytania w każdym czasie bez podawania przyczyny swojej decyzji. W przypadku odwołania niniejszego zapytania Wykonawcom nie przysługuje wobec Zamawiającego jakiekolwiek roszczenie.

3. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana w ramach niniejszego zapytania, zostanie o tym fakcie poinformowany.

4. Zamawiający poinformuje o wyborze Wykonawcy zamieszczając informację na stronie internetowej Zamawiającego:

https://ofop.eu/aktualnosci oraz w Bazie Konkurencyjności

https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/ .

5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy dot. realizacji przedmiotu niniejszego zapytania.

 

ZAŁĄCZNIKI znajdują się w pełnym zapytaniu: Zapytanie ofertowe nr 3/ZZ/2024
Załącznik nr 1 – formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych
Załącznik nr 3- istotne postanowienia umowy

Obowiązek informacyjny w związku z przetwarzaniem danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych (dalej: „ADMINISTRATOR”), z siedzibą: Szpitalna 5/3, 00-031 Warszawa. Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: Szpitalna 5/3, 00-031 Warszawa lub drogą e-mailową pod adresem: [email protected].

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem mailowym: [email protected]

3. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz
uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

4. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w celu przeprowadzenia zapytania ofertowego – art. 6 ust. 1 lit. c, e RODO – dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora do 5 lat od dnia zakończenia postępowania, zgodnie z przepisami prawa.

5. Dane osobowe nie pochodzą od stron trzecich.

6. Administrator nie zamierza przekazywać danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

7. Administrator będzie przekazywał dane osobowe innym podmiotom, tylko na podstawie przepisów prawa, w tym w szczególności do: organów kontrolnych, a także na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, w tym do dostawców usług teleinformatycznych.

8. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz o prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

9. Skargę nas działania Administratora można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Podanie danych osobowych jest wymogiem udziału w postępowaniu o udzieleniu. Ich niepodanie spowoduje brak możliwości udziału w postępowaniu.

11. Administrator nie przewiduje zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

 

1 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26.09.1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i
higieny pracy, Dz. U. z 2011 r. nr 173, poz. 1034.