Rekomendacje sieci „III sektor dla EFS-u” wobec doświadczeń RPO w Małopolsce

Już na początku pragnę zaznaczyć, że przedstawione poniżej informacje i budowane na ich podstawie wnioski i rekomendacje są zbiorem moich osobistych spostrzeżeń, bazujących na udziale w pracach Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Małopolskiego 2014–2020, oraz moich doświadczeń jako członka zarządu Lokalnej Grupy Działania, członka zwykłego kilku stowarzyszeń w regionie i osoby zajmującej się od 2003 roku w mniejszym bądź większym stopniu funduszami zewnętrznymi, w tym unijnymi.

Na styku tych doświadczeń i rodzących się (a w dużym stopniu niezaspokojonych) oczekiwań zrodziło się coś na kształt wizji optymalnego programowania i wdrażania, a na końcu również rozliczania (nie zapominając również o ewaluacji i stałym monitoringu), środków unijnych w ujęciu regionalnym, ale też w dużym stopniu krajowym. Wydaje się, że poniższe spostrzeżenia i rekomendacje – przy założeniu choćby częściowej ich realizacji – mogłyby ułatwić współpracę międzysektorową na rzecz skutecznego podnoszenia jakości życia w regionie przy wykorzystaniu środków Unii Europejskiej.

Zamiast wstępu – podsumowanie…

Mechanizm partnerstwa – który tak silnie podkreślają i próbują wyegzekwować przedstawiciele III sektora – ma być „siatką bezpieczeństwa” dla prawidłowego programowania, wdrażania i rozliczania środków UE w Polsce w perspektywie finansowania 2014–2020. Dzięki wykorzystaniu przez Instytucje Zarządzające poszczególnymi programami operacyjnymi (w tym 16 programami regionalnymi realizowanymi w każdym województwie)  bogatego doświadczenia oraz wiedzy i umiejętności wszystkich uczestników życia społecznego (administracji, gospodarki, aktywnych obywateli), mamy szansę uniknąć niejasnych regulacji, nieczytelnych zasad, wątpliwych preferencji czy też utrudnień. Co to oznacza w praktyce? Chodzi o to, żeby dokumenty konkursowe nie utrudniały niepotrzebnie dostępu do danego konkursu określonej grupie podmiotów, a wyłonione projekty faktycznie wpłynęły na poprawę warunków czy sytuacji grupy docelowej.

Czy jednak potencjał NGO jest wykorzystywany? W świetle poniższych analiz wydaje się, że jednak nie. Że Instytucja Zarządzająca RPO WM (Zarząd Województwa Małopolskiego) wykazuje dystans i niewystarczające zaufanie do organizacji, co nie pozwala na ich aktywne włączenie czy chociażby stworzenie ram do współpracy. Powstaje wrażenie braku przekonania o potrzebie wdrożenia skutecznych płaszczyznach dialogu i komunikacji, ale też o możliwych plusach zacieśnienia takiej współpracy. Przedstawiciele NGO – zgromadzeni w różnych ciałach czy grupach, mniej lub bardziej formalnych – poszukują możliwości przekonania się nawzajem o pilnej potrzebie takiej współpracy, bo rzecz nie rozbija się tylko i wyłącznie o procedury (nieco więcej o ich przełożeniu na skutki poniżej), ale przede wszystkim o efekty i skuteczność, co wydaje się umykać percepcji przedstawicieli sektora administracji w chwili obecnej. Kluczowe jest uświadomienie sobie wzajemnie, że wszyscy „gramy do jednej bramki” i jeżeli coś pójdzie nie tak, stracimy na tym również wszyscy. Bądź co bądź pieniądze, które przyjdzie nam ewentualnie zwracać, pochodzić będą z naszych kieszeni (czytaj: przyszłych niezrealizowanych innych projektów z budżetu, bo trzeba będzie zwracać środki do budżetu UE), a niezadowoleni mieszkańcy regionu to przecież wyborcy…

Nie osiągniemy tego wszystkiego bez wzmocnienia roli NGO we wdrażaniu zasady partnerstwa, bez wzrostu zainteresowania sektora NGO systemem wdrażania funduszy UE w regionach, ale przede wszystkim bez stworzenia trwałych struktur i narzędzi monitoringowych w regionach oraz wzmacniania istniejących.

Od ponad roku Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych wypracowuje model wymiany informacji pomiędzy przedstawicielami NGO w poszczególnych komitetach monitorujących (w regionach i Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój) oraz grupach roboczych dla poszczególnych obszarów tematycznych. Regiony zyskały dzięki temu unikalne i istotne narzędzie wymiany informacji. Dość trudno jest przy dużym zaangażowaniu własnym analizować i przekrojowo zestawiać prawne i organizacyjne rozwiązania w poszczególnych regionach i programach – to tysiące stron dokumentów, wiele godzin spędzonych na ich analizie – a NGO to najczęściej dodatkowa aktywność społeczna i osobista, często non profit. Dlatego też umożliwienie spotkania i wymiany doświadczeń, pokazanie najlepszych, ale też najgorszych praktyk, jest bardzo ważne dla wszystkich członków KM, którzy chcą się aktywnie włączyć i zwiększyć wpływ na to, jak są wydatkowane środki UE.

Jak to wygląda w Małopolsce? Wszystko jest realizowane zgodnie z procedurami i wytycznymi, ale towarzyszy mi wciąż wrażenie, że potencjał III sektora nie jest niewykorzystywany tak, jak mógłby być. Przedstawiciele NGO – wtłoczeni w procedury organizacji kolejnych posiedzeń KM i konsultacji dokumentów – są w bardzo trudnej sytuacji, ponieważ mają za mało czasu na skuteczne konsultacje ze środowiskiem w zakresie skutków poszczególnych zapisów w dokumentach. Sam proces konsultacji odbywa się za późno – trochę tak, jakby szewc poprosił o zmierzenie buta, ale na miejscu okazało się, że to sandał, a my chcieliśmy trzewik. Brakuje perspektywy horyzontalnej w podchodzeniu do poszczególnych zagadnień – często słyszy się, że wszystko jest realizowane zgodnie z prawem polskim, które przecież jest zgodne z prawem UE (bo inaczej być nie może), wciąż jednak nie można uzyskać odpowiedzi na pytanie, czy środki UE mają realizować te minimalne wymagania, czy też być czymś więcej, czymś lepszym… Dotyczy to zarówno kwestii ochrony środowiska, jak i kwestii społecznych, w tym w szczególności sytuacji osób niepełnosprawnych. Instytucjonalne podejście do tematu skutkuje utratą bardzo cennej perspektywy finalnego użytkownika – np. jak na aktywność społeczność osoby niewidzącej wpływa brak komunikatów czy odpowiedniego oznaczenia w pojazdach komunikacji miejskiej? My często mamy już takie analizy, badania, raporty. Wystarczy do nich sięgnąć i skorzystać. Tymczasem zapisy Regulaminu nie dają nam specjalnie SKUTECZNEJ możliwości takich działań: krótkie terminy, brak spotkań roboczych, brak spotkań poza formułą samych posiedzeń KM, brak grupy roboczej… Czeka nas naprawdę dużo pracy, aby pokonując poszczególne zapisy i obalając błędne przekonania, czy też przekonując do dobrych praktyk (np. wypróbowanych w innych regionach), stworzyć platformę współpracy i zwiększyć wzajemne zaufanie. Korzyści z tego odniosą wszyscy, więc sądzę, że naprawdę warto. Poniżej przedstawiłam szczegółową analizę najtrudniejszych obecnie obszarów współpracy NGO z IZ RPO WM – najtrudniejszych, czyli tych, które w pierwszej kolejności powinny stać się przedmiotem rozmów, dyskusji i ustaleń.

Nieco statystyki i prawa…

Komitet Monitorujący RPO WM 2014–2020 (dalej KM) rozpoczął swoją pracę 25 maja 2015 roku.  W składzie Komitetu znajduje się łącznie 81 osób (z czego stałych członków 41,  stałych zastępców – 40), a ponadto 9 stałych obserwatorów (i 9 wskazanych zastępców tych obserwatorów). Przedstawiciele spoza administracji są reprezentowani przez 28 osób, z czego przedstawiciele NGO (wybrani w wyborach organizowanych przez Małopolską Radę Pożytku Publicznego wiosną 2015 roku) to 8 osób (4 stałych członków, 4 stałych zastępców).

Do dnia dzisiejszego KM spotykał się łącznie 10 razy, a efektem tych spotkań jest łącznie 116 uchwał (66 w roku 2015, 50 w 2016), z czego 102 uchwały dotyczyły kryteriów wyboru projektów, natomiast pozostałe 14 – innych kwestii (m.in. przyjęcie i zmiany Regulaminu pracy KM czy Strategii komunikacji). Mowa tutaj o materiałach opublikowanych do dnia dzisiejszego[1] na stronie internetowej http://www.rpo.malopolska.pl/, w zakładce „Komitet Monitorujący” – do chwili oddania niniejszego artykułu trwają ustalenia ostatecznego kształtu protokołu z ostatniego posiedzenia KM w lipcu 2016 r. Bardzo charakterystyczne było ogromne tempo prac KM w roku 2015, komitet (zaledwie z miesięczną przerwą i jednym przesunięciem terminu posiedzenia) od maja do grudnia 2015 roku spotykał się co miesiąc. Przy dużej liczbie materiału (kryteria, dodatkowe materiały) oznaczało to bardzo duży wysiłek, ale też znacznie zwiększyło ryzyko, że coś może pójść nie tak. Mogło też wpłynąć na pożądaną w pracach takiego gremium krytyczną refleksję, ale  nawet i zwykłą możliwość przedyskutowania kwestii budzących wątpliwości. W świetle dalszej części niniejszego tekstu można zauważyć, że aby doszło do takiej refleksji czy dyskusji, konieczne jest stworzenie warunków do zrozumienia pełnego spectrum powiązań i skutków zapisów, często w dość specjalistycznych kwestiach.

Podczas tych 10 posiedzeń frekwencja przedstawicieli NGO wynosiła co najmniej 90%  (w obszarze włączenia społecznego – 100%), a często obecni byli  zarówno członek, jak i zastępca. Z perspektywy tej analizy dość niepokojąco wygląda udział przedstawiciela NGO w obszarze ochrony środowiska – dotychczas czy to członek, czy zastępca wzięli udział w zaledwie czterech pełnych posiedzeniach (w obu dniach posiedzenia), w jednym przypadku odnotowano obecność podczas jednego dnia posiedzenia, natomiast aż 50% posiedzeń nie miało żadnego przedstawiciela w tym obszarze. To o tyle niepokojące, że tematyka mniej lub bardziej związana z wpływem danych interwencji na środowisko jest często przedmiotem dyskusji i głosowań, natomiast brakuje w nich głosu branżowego, związanego z tematyką środowiska naturalnego.

Przyjęty 25 maja 2015 roku (uchwałą 1/15) Regulamin Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Małopolskiego (zmieniany później dwukrotnie: w listopadzie 2015 r. uchwałą nr 49/15 – zmiana zasad rozliczania wydatków funkcjonowania Komitetu w zakresie szkoleń, ekspertyz i rozliczaniu kosztów dojazdu i zakwaterowania członków/zastępców w Komitecie, głównie w zakresie wydłużenia terminu składania rozliczeń i dokonywania korekt w tym zakresie, oraz w marcu 2016 r. uchwałą nr 12/16 – zmiana logotypu województwa), zasadniczo jest spójny z zapisami Wytycznych w zakresie komitetów monitorujących 2014–2020 z dnia 21 stycznia 2015 roku oraz zapisami Rozporządzenia delegowanego Komisji Europejskiej (UE) nr 240/2014 w sprawie europejskiego kodeksu postępowania w zakresie partnerstwa w ramach europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych.

Wątpliwości budzą ujęte w Regulaminie rozwiązania następujących kwestii:

1. Paragraf 3 – Posiedzenia Komitetu

W Regulaminie zapisano 15 dni roboczych na zawiadomienie drogą elektroniczną członków KM o terminie i miejscu posiedzenia. O ile zachodzi taka potrzeba, termin ten może zostać skrócony do 10 dni roboczych. Analiza wpływających na moje konto zaproszeń wskazuje na to, że średni czas to właśnie 10 dni roboczych (średnio 14 dni kalendarzowych), warto tu jednak wspomnieć, żegdy planujemy udział w kolejnych posiedzeniach, dość wiarygodnym źródłem informacji jest roczny harmonogram prac, tyle że brak w nim danych na temat miejsca spotkania, co może utrudniać organizację dojazdui wzięcie udziału w posiedzeniu.

Dużo gorzej z perspektywy możliwości pełnej i aktywnej partycypacji przedstawicieli sektora spoza administracji (ze szczególnym uwzględnieniem NGO) wygląda sprawa z przekazywaniem dokumentów będących przedmiotem obrad. Termin ten coraz częściej pokrywa się z terminem przesyłania zaproszenia na kolejne spotkanie KM (tj. 10 dni roboczych, w 3 przypadkach było to 9 dni roboczych, licząc od dnia otrzymania zaproszenia do dnia poprzedzającego posiedzenie KM). Sam projekt Regulaminu był natomiast przesłany członkom KM później niż zaproszenie na posiedzenie.

Co na temat mówi Rozporządzenie 240/2014? W art. 17 (Wzmacnianie zdolności instytucjonalnych właściwych partnerów) mowa jest o udzielaniu partnerom pochodzącym spośród partnerów gospodarczych i społecznych oraz organizacji pozarządowych wsparcia w takim zakresie, aby umożliwić im skuteczne uczestnictwo w przygotowaniu, wdrażaniu i ewaluacji programów. Prace przy poszczególnych kryteriach to element wdrażania programów.

Jak wygląda praktyczna strona tych zapisów? Wraz z przesyłanymi materiałami członek KM otrzymuje możliwość wniesienia do nich uwag i odesłania ich do Sekretariatu KM w terminie zwykle 7 dni od dnia ich otrzymania (co gwarantuje czas na ich ujęcie w projektach uchwał bądź odniesienie się do nich Instytucji Zarządzającej (IZ) jeszcze przed posiedzeniem KM. W rzeczywistości najczęściej mamy do czynienia z następującą sytuacją: otrzymane materiały (o ile nie stanowią bezpośrednio przedmiotu naszej zawodowej specjalizacji) muszą zostać skonsultowane środowiskowo (za pośrednictwem obiegu elektronicznego), na co – uwzględniając przygotowanie takiej uwagi – mamy średnio około 3–4 dni roboczych. Jest to wykonalne tylko wtedy, gdy kwestia jest prosta i oczywista, ale już nie wtedy gdy temat jest na tyle skomplikowany, że należałoby zasięgnąć specjalistycznej opinii bądź opinii reprezentowanego środowiska. Na to nie ma w tym układzie po prostu czasu. Efekt? Na tyle, na ile sami jesteśmy w stanie coś ustalić – bez wątpliwości, ustalamy i przekazujemy uwagi, czasami podczas posiedzenia KM i dyskusji pracujemy nad pozostałymi wątpliwymi kwestiami. Ale w chwili rozpoczęcia posiedzenia nie mamy pełnego obrazu sytuacji, ponieważ IZ nie przesyła do nas zebranego materiału z uwagami – jest on przekazywany uczestnikom w wersji papierowej podczas pierwszego dnia posiedzenia. Tymczasem dobrą praktyką powinno być rozsyłanie do wszystkich członków KM takiego zestawienia uwag (nawet jeżeli do tego czasu IZ nie ma wypracowanego ostatecznego stanowiska), aby możliwe było zorientowanie się w przedmiocie ewentualnej dyskusji, a tym samym przygotowanie się do niej, chociażby pobieżne. Pracuje się więc obecnie w atmosferze „zaskoczenia” i improwizacji, co niestety nie sprzyja merytorycznemu i pogłębionemu zapoznaniu się z zagadnieniem i skutkami proponowanych rozwiązań dla całego procesu wdrażania i rozliczania środków UE w regionie.

1. : bezwzględnie potrzebne jest zwiększenie zaangażowania przedstawicieli spoza administracji, w tym NGO, w techniczny proces przygotowywania projektów dokumentów programowych w ramach IZ, poprzez grupy robocze, spotkania konsultacyjne czy też warsztaty szkoleniowe. Funkcjonujący obecnie system godzinnych szkoleń na temat zakresu bieżącego posiedzenia – z racji ilości czasu i niemożliwości skonsultowania czegokolwiek w istotny sposób – ma walor tylko i wyłącznie informacyjny i porządkowy. Zdecydowanie nie wypełnia postulatu włączenia. Należy pamiętać, że immanentną cechą władzy administracyjnej jest rozbudowana struktura organizacyjna, wsparta różnymi narzędziami, w tym specjalistycznymi, co powoduje, że w dość krótkim czasie IZ ma możliwość daną kwestię przygotować, skonsultować i przekazać. Ma do tego zatrudnionych i odpowiednio przygotowanych pracowników. Tymczasem sektor spoza administracji musi mieć możliwość i czas na to, aby przeprowadzić podobny proces, żeby uzyskać chociaż zbliżoną porównywalność efektu końcowego. O ile nie jest to możliwe, ze względów proceduralnych, na etapie bezpośrednio poprzedzającym dane posiedzenie, to pożądane byłoby włączenie przedstawicieli sektora spoza administracji nieco wcześniej, aby przedmiotem analiz i ewentualnych dyskusji były np. wstępne założenia i ich potencjalne konsekwencje.

1. Paragraf 7 – Grupy robocze

W zapisie tego paragrafu są trzy postanowienia, które nie do końca – przynajmniej funkcjonalnie – korespondują, moim zdaniem, z duchem regulacji Wytycznych i Rozporządzenia 240/2014. Po pierwsze, ograniczenie liczebności członków Grupy Roboczej (GR) do 5 osób. Już podczas pierwszego posiedzenia KM kwestię tę podjęła przedstawicielka sektora spoza administracji, jednak w wyniku przeprowadzonej dyskusji wniosek o zmianę (zwiększenie) tego założenia został odrzucony. W sytuacji, gdy część osób nie miała wcześniej doświadczenia w pracy w KM (jak to ma miejsce w moim przypadku), a sam projekt Regulaminu został przesłany dość późno, trudno się temu dziwić. Wydawało się wówczas, że faktycznie ilość członków pochodzących z KM (5) jest wystarczająca, a na potrzeby pracy grupy wystarczy zaprosić specjalistów. Czy tak jednak może być? A co z reprezentatywnością takiej grupy? Czy ma być jednosektorowa, czy wielosektorowa? Czy ma zajmować się jednym tematem, czy kilkoma przekrojowo? Otóż na etapie docierania szczegółów okazało się, że przy takim założeniu KM staje w obliczu dwóch wyboru jednego z dwóch rozwiązań. Można przyjąć jednozadaniowość takiej grupy, tak by jej praca i reakcje dotyczytły tylko danego obszaru (np. kwestii środowiska, polityki społecznej, włączenia społecznego), a wówczas, aby skutecznie analizować problem i pracować nad całością materii konieczne będzie powołanie co najmniej kilku takich grup (by mieć możliwość faktycznego wpływu i rzetelnych przygotowań), co ma tę konsekwencję, że znacznie wzrastają koszty i pojawiają się problemy organizacyjne i komunikacyjne (wzajemna wymiana informacji pomiędzy poszczególnymi GR, zwłaszcza gdy prace dotyczą kwestii zazębiających się) obsługi takiej ilości ciał. Alternatywą byłoby powołanie 5-osobowej grupy wielozadaniowej, jednakże moje dotychczasowe doświadczenia pokazują, że de facto każdy członek takiej grupy zajmowałby się co najmniej jednym tematem przekrojowo, a wzajemna wymiana informacji sprowadzałaby się do podsumowania prac danej podgrupy…

Pkt 5 paragrafu 7 Regulaminu zawiera z kolei zapis, że przewodniczącym GR może być tylko członek (stały) KM. Argumentacja IZ, że dzięki temu przewodniczący GR (który jest odpowiedzialny m.in. za przygotowanie i prezentację rocznych sprawozdań z pracy grupy) może podczas posiedzenia głosować za danym rozwiązaniem, ma pewien sens organizacyjny, nie można jednak zapominać, że stanowisko GR jest łączne, a jej członkowie powinni tak merytorycznie argumentować, aby przekonać do niego wątpiących bądź oponentów, bez konieczność odwoływania się tylko i wyłącznie do proporcji przy głosowaniu. Przy tak dużej liczebności KM, zwłaszcza po stronie pozostałych sektorów, trudno założyć racjonalnie, że jeden głos przewodniczącego GR istotnie wpłynie na daną kwestię. Zapis taki nie ma także swojego uzasadnienia w żadnym dokumencie programowym. Jest autorski ze strony IZ w stosunku do wytycznych. Ponadto – w obliczu finansowania w ramach pracy GR zwrotu kosztów zarówno dla członków, jak i zastępców oraz obserwatorów – nie ma faktycznego umocowania, poza wskazanym w argumentacji IZ powyżej.

REKOMENDACJE: Zasadne jest ponowne włączenie do porządku obrad KM wniosku o zwiększenie ilości członków GR, tak aby w ramach KM mogła funkcjonować jedna taka grupa, której członkowie mogliby zostać włączeni (co najmniej) w proces konsultacyjny i warsztatowy poprzedzający samą ocenę przygotowanych już finalnych dokumentów. Taki zapis – przy dobrze sformułowanych zasadach pracy GR – nie powinien wpłynąć znacząco na pogorszenie jej operacyjności i decyzyjności, należy wziąć bowiem pod uwagę, że np. nieobecność 2 osób z 5 osobowych GR stanowić już może istotny problem przy dynamice jej pracy i procesie podejmowania decyzji. Operacyjność zaś można uzyskać m.in. przy zastosowaniu elektronicznych narzędzi pracy czy innych skutecznych metod. W przypadku pkt. 5 należy przedłożyć wniosek stosownej zmiany Regulaminu, aby doprowadzić do stanu prawnego zgodnego z Wytycznymi i zaleceniami w tym zakresie.

Praktyka pracy w KM i współpracy członków spoza administracji z IZ

Analiza przebiegu spotkań, na podstawie zatwierdzonych protokołów, wskazuje na to, że dość często przedmiotem dyskusji są kwestie horyzontalne, takie jak środowisko naturalne, niedyskryminacja czy kwestie społeczne. Zarazem jednak śledzenie toku tych dyskusji (do pewnego momentu protokoły były bardzo szczegółowe w tym zakresie, w 2016 roku zrezygnowano z tego na rzecz zdawkowych zapisów o toczącej się w przedmiocie dyskusji) wskazuje na to, że uczestnicy często identyfikują wstępnie jakiś problem, ale brakuje im ostatecznie wystarczających argumentów merytorycznych. Zdarzało się, że odpowiedzią na podnoszone pytania czy wątpliwości było zapewnienie o braku istnienia choćby potencjalnego zagrożenia w kwestii prawidłowości przyjętych rozwiązań czy deklaracja o poruszanie się w granicach prawa, o legalności proponowanych rozwiązań. Z różnych powodów nie wydaje mi się na miejscu posługiwanie się tego typu argumentacją na tym poziomie analitycznym i decyzyjnym przez członków tak szanownego gremium. Działanie w granicach prawa jest oczywiście podstawową ramą funkcjonowania wszystkich podmiotów zaangażowanych w proces programowania i wdrażania programów regionalnych, założenie jednak, że polskie prawo jest w tym zakresie doskonałe (tj. w każdym szczególe spójne z unijnym i kreujące strategiczne z punktu widzenia długookresowych założeń wspólnotowych postawy i rozwiązania) może nas dużo kosztować. Ważenie kosztów ekonomicznych i społecznych/środowiskowych zawsze powinno się odbywać w atmosferze merytorycznej i świadomej dyskusji, nie należy też zapominać o potencjalnej przewadze tych pierwszych w dalszej perspektywie (np. zwiększenie kosztów opieki zdrowotnej za sprawą chorób cywilizacyjnych będących skutkiem zaniedbania kwestii środowiskowych). Pominięcie etapu świadomego przeanalizowania dostępnych i prawdopodobnych opcji skończy się dla nas czysto technicznym wykorzystaniem funduszy UE, a w niewielkim stopniu faktycznie wpłynie na poprawę jakości naszego życia.

To, jak wygląda obecnie dyskusja i ewentualnie przebiega głosowanie podczas posiedzeń, jest niestety głównie „zasługą” niewystarczającej współpracy z wszystkimi uczestnikami tego procesu co najmniej na poziomie KM. Za każdą z tych osób stoi bogate zaplecze merytoryczne, często otwarte i gotowe włączyć się w dane zagadnienie. To, czego najbardziej brakuje obecnie mnie, jako członkowi KM (w randze stałego zastępcy), to zwiększenie otwartości na współpracę – fachową, rzetelną i wspierającą. Nie chodzi tylko o wydłużenie pracy czy kolejny obieg dokumentów, ale przede wszystkim o szansę na faktyczne, wieloaspektowe – a tym samym w gruncie rzeczy najbezpieczniejsze w obliczu ewentualnych skutków regulacji dla podmiotów, których dotyczą – opracowanie danego tematu. Dlatego poprawa sytuacji III sektora w regionie, rzeczywiście partnerskie jego włączenie w proces przygotowania i wdrażania, a nade wszystko monitorowania i ewaluacji, to optymalne  działania na rzecz osiągnięcia tego staniu rzeczy. Dodatkowy głos w dyskusji to nie tylko spełnienie zaleceń czy dobrych praktyk KE, ale często zyskanie odmiennej perspektywy, o praktycznym i obywatelskim wymiarze.

Obecna sytuacja powoduje, że członkowie KM nie mogą skutecznie realizować co najmniej trzech spośród 16 praw z Załącznika nr 1 do Regulaminu (Katalog praw i obowiązków…), tj. (1) przedstawiania stanowisk i opinii środowisk, które reprezentują, (2) konsultowania się ze środowiskiem, które reprezentują, z zastrzeżeniem statusu procedowanych dokumentów jako nieoficjalnych, do czasu podjęcia przez Komitet decyzji w tej sprawie, oraz (3) dostępu do dokumentów odnoszących się do rozpatrywanych kwestii niezależnie od etapu prac. Ponadto – a bazuję na własnej wiedzy w tym zakresie – nie uwzględniono kolejnego zapisu tego katalogu, tj. pkt. d) udział w przygotowaniu rocznych sprawozdań z wdrażania RPO WM, w zakresie określonym przez IZ. Sprawozdanie zostało przesłane, zaopiniowane, przyjęte – z żadnym – ponad wymienione wcześniej czynności – zaangażowaniem ze strony członków KM. Z racji problemów z ustaleniem ewentualnego zakresu i systemu pracy do dnia dzisiejszego nie powołano żadnej GR, nie skorzystano również z możliwości podnoszenia kwalifikacji – czy to w ramach indywidualnych, czy organizowanych przez IZ szkoleń.

Na koniec jeszcze kilka słów na temat tego, czego brakuje, a co mogłoby okazać się cenne lub przynajmniej pomocne w kontekście m.in. skutecznego monitorowania środków UE.

Warto podkreślić, że IZ – w tym również za pośrednictwem Sekretariatu KM – wypracowała sporo dobrych pragmatyk przy organizacji pracy KM i w przyjętych ramach prawnych sprawnie organizuje i przekazuje wszelkie materiały i informacje. Poniżej parę rekomendacji, które mogą pomóc w zwiększeniu efektywności współpracy (korelują one z rekomendacjami OFOP-u i dobrymi praktykami rekomendowanymi przez KE):

• dostęp do Bazy Wiedzy dla każdego członka KM – możliwe również użycie tego narzędzia do zamieszczania kompletu dokumentów;
• zwiększenie czytelności i skompletowanie materiałów na stronie internetowej Komitetu Monitorującego – w szczególności w zakresie prezentacji z poszczególnych posiedzeń, zgłoszonych uwag, zwiększenie czytelności przebiegu dyskusji w protokołach, zwiększenie możliwości wyszukiwarki o poszczególne posiedzenia (i wyszukanie kompletu związanych z nimi dokumentów ), pogrupowanie dokumentów również tematycznie – obecnie poruszanie się w tym module podstrony jest mocno utrudnione;
• zwiększenie czytelności zasad finansowania ekspertyz, szkoleń – obecne zapisy uznaniowo oddają całość decyzji w tym zakresie Przewodniczącemu KM, bez możliwości odwołania się od takiej decyzji np. do całego KM;
• wcześniejsze informowanie – z wyprzedzeniem co najmniej miesiąca – o proponowanym zakresie tematycznym prac danego posiedzenia, celem umożliwienia np. zaproszenia na posiedzenie specjalisty w konkretnym obszarze, który wsparłby merytorycznie dyskusję;
• uruchomienie warsztatów i konsultacji w zakresie kwestii będących przedmiotem planowanego posiedzenia dla członków KM. Z racji tego, że posiedzenia odbywają się co dwa miesiące, a przygotowanie takiego rozwiązania wymaga zaangażowania, także organizacyjnego, wielu podmiotów, rozwiązanie to ma realną szansę na przygotowanie i procedowanie w 2016 roku (dwa posiedzenia) i wdrożenie w roku 2017;
• rezygnacja z wyjazdowych (a przynajmniej tych w bardzo odległych miejscach regionu) posiedzeń KM, na rzecz ograniczenia do miejsc dobrze skomunikowanych i szybko dostępnych dla większości członków – analizując skład KM, dość łatwo daje się zauważyć, że większość członków ma najłatwiejszy dostęp do Krakowa;
• zwiększenie zaangażowania członków KM, zwłaszcza spoza administracji, w proces przygotowywania, monitorowania i ewaluacji RPO – to postulat o tyle natury generalnej, że już w nieodległej perspektywie czasu mogący istotnie wpłynąć na płynność procesu rozliczania środków UE.

Choć pochodzimy z różnych sektorów i odmiennie też pracujemy, to jednak w ostatecznym rozrachunku cenę za nadmierny pośpiech i niedostatek pogłębionej refleksji na poziomie regionu, ale też w skali całego kraju, zapłacimy wszyscy, gdyby przyszło nam zwracać źle wydatkowane środki. Jeżeli zawiążemy skuteczne partnerstwo, to złagodzenie zapisów RPO dotyczących wkładu własnego, rocznych obrotów czy kwalifikowanego (odpłatnego) podpisu elektronicznego, czy też wydzielenie środków w ramach projektów pozakonkursowych (w związku z brakiem RLKS w regionie) może przestać być jedynie listą pobożnych życzeń, a rzeczywiście umożliwić NGO-som dostęp do środków UE, jak również aktywną współpracę na rzecz skutecznego spożytkowania tych środków.

Autorka: Łucja Kucmin – Węglarczyk

Artykuł powstał w ramach projektu „III sektor dla EFS-u”, dofinansowanego z Funduszy Europejskich. Umowa o przyznanie dotacji na realizację działań sieci wspólpracy w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 współfinansowanej ze środków Europejskiego Funduszu Spolecznego, na podstawie wniosku o przyznanie dotacji POWER/3/2016.