FIO a PO KL – wkład wlasny

W listopadzie 2009 r. OFOP wystąpił do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego z wnioskiem o odpowiedź, czy projekt realizowany przez organizację pozarządową ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) może być współfinansowany ze środków Funduszu Inicjatyw Obywatelskich (FIO).

Powody zainteresowania się sprawą były dwa.

1. Trwały konsultacje społeczne zmian w „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO Kapitał Ludzki”.

Znaleźliśmy tam kilka zapisów, których interpretacja mogła być dowolna, w tym poważnie ograniczająca organizacjom możliwości zasilania projektów realizowanych z PO KL środkami pochodzącymi ze środków publicznych, w tym PO FIO.

Obydwa programy łączy nie tylko temat. Są one komplementarne. Wydawało nam się zgodnie z zasadą dobrego gospodarowania, że w przypadku projektu o tematyce pasującej do obu programów (z których każdy wymaga wkładu własnego) taki projekt może być finansowany „na zakładkę”, częściowo z jednego, a częściowo z drugiego PO.

Można bowiem rozumieć tylko w jeden sposób: wydatki opłacone środki z PO FIO, środków publicznych, nie są kosztem kwalifikowalnym. Czyli w praktyce nie mogą stanowić części projektu finansowanej z PO KL.

Ponieważ kłóci się to z zasadą komplementarności tych programów, wiedzieliśmy, że nie możemy przejść nad tym zapisem do porządku dziennego.

W dokumentach regulujących wdrażanie EFS nie znaleźliśmy rozwiązania ww. kwestii, nie znaleźliśmy też zakazu tzw. montażu finansowego. W rozmowie telefonicznej z Departamentem Prawnym MRR uzyskaliśmy interpretację niekorzystną, jednak na pytanie, z jakich przepisów wynika niemożność zastosowania środków EFS jako wkładu do innych projektów, nie uzyskaliśmy satysfakcjonującej odpowiedzi. Jedyny przepis, jaki przywołał nasz rozmówca, to zasada podwójnego finansowania, w myśl której np. osoba opłacana w ramach projektu EFS nie może wykonywać czynności na rzecz innego projektu, gdyż byłoby to podwójne finansowanie.

Nie zgadzamy się z tą interpretacją. Zasada podwójnego finansowania wg nas polega na opłacaniu jednego kosztu z dwóch różnych źródeł.

2. Otrzymaliśmy zgłoszenie od warszawskiego Stowarzyszenia BORIS.

Stowarzyszenie wystąpiło do Departamentu Zarządzania EFS z wnioskiem o rozstrzygnięcie wątpliwości interpretacyjnych w kwestii wykorzystania środków z EFS jako wkładu własnego (i zamiennie) w projektach realizowanych ze środków publicznych. Z podobnym pytaniem BORIS wystąpił do Departamentu Pożytku Publicznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej – czy w projekcie realizowanym z FIO wkład własny może pochodzić z PO KL.

Z obydwu źródeł Stowarzyszenie otrzymało odmienne odpowiedzi – Instytucja Zarządzająca PO KL odpisała negatywnie, zaś DPP – pozytywnie.

***

Ponieważ prowadopodobnie podobna sytuacja dotyczy wielu organizacji, OFOP wystąpił do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego z wnioskiem o ponowne zajęcie się sprawą i doprecyzowanie zapisów oraz jednoznaczną interpretację. Poniżej odpowiedź MRR.

Treść pisma OFOP-u. 

Pani

Aleksandra Dmitruk

Zastępca Dyrektora

Departamentu Zarządzania EFS

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego

Zwracam się z prośbą o informację dotyczącą współfinansowania projektów ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich.

PO KL jest finansowany ze środków Unii Europejskiej i budżetu państwa, zaś FIO – w 100% ze środków budżetu państwa. Program Operacyjny Fundusz Inicjatyw Obywatelskich nie zawiera wskazań ani przeciwwskazań dla źródeł pokrywania przez organizacje pozarządowe finansowego wkładu własnego. Oznacza to, że deklarowany przez organizacje w projekcie finansowy wkład własny ma być pokryty z innych źródeł, niż FIO – mogą to być środki publiczne, np. PO KL, środki samorządu, jak i niepubliczne, np. granty od fundacji prywatnych, przychody z działalności gospodarczej itd. Z kolei w obowiązujących wciąż Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z 27 marca br. nie znajdujemy zapisów odnośnie źródeł pokrywania finansowego wkładu własnego, a jedynie dotyczące zakazu podwójnego finansowania wydatku ze źródeł publicznych.

Przykładowo: organizacja planuje realizację projektu o wartości 400 tys. zł. Otrzymuje z PO FIO dotację w wysokości 300 tys. zł, a 100 tys. zł ma wnieść jako wkład własny finansowy. Organizacja składa również wniosek o dotację do PO KL – na ten sam projekt. Jego wartość wynosi wciąż 400 tys. zł, ale organizacja wnosi o finansowanie w wysokości owych 100 tys. zł, gdyż 300 tys. otrzymała z FIO. I w tym przypadku wysokość wkładu własnego w projekcie z PO KL wynosi 300 tys. zł – źródłem tego wkładu własnego jest PO FIO.

„Wkład własny” oznacza, że tak określona część kosztów projektu jest finansowana z innego źródła, niż grantodawca, do którego jest złożony wniosek o dofinansowanie. Nie ma znaczenia, jak zostały te środki zapewnione.

„Wkład własny” nie oznacza również, że w budżecie projektu są pozycje, które są finansowane dwukrotnie (np. pensja pracownika). Oznacza jedynie, że np. pensja pracownika w wysokości 2 000 zł jest pokrywana w 50% z jednego źródła (np. PO KL), a w 50% z drugiego (np. PO FIO); albo że jest pokrywana w 20 % z jednego źródła, a w 80% – z drugiego; albo że jest pokrywana w 100% z jednego źródła, a inne koszty z budżetu współfinansowane z drugiego źródła. Koszt pokrywany od innego grantodawcy (z innego źródła) jest wkładem własnym. Nie oznacza to, że pracownik otrzymuje pensję w dwukrotnej wysokości: 100% pokrywane z jednego źródła i 100% – z drugiego źródła.

Podobnie sprawa wkładu własnego przedstawia się w sytuacji, gdy organizacja realizuje dwa projekty, które mają przykładowo jedno wspólne działanie. Wówczas koszty realizacji tego działania mogą być w różnym stopniu albo po połowie finansowane przez różnych grantodawców.

W obydwu opisanych wyżej przypadkach koszty są księgowane na różnych kontach. Oznacza to, że dokument księgowy, przykładowo lista płac, jest opisany zgodnie z budżetami projektów, czyli np. że 50% pensji jest finansowane z jednego źródła (np. PO KL), a drugie 50% – z innego źródła (np. z PO FIO).

Zwracam się do Pani Dyrektor z prośbą o ponowne zajęcie się sprawą – w nawiązaniu do interpretacji przedstawionej w piśmie z października br. (DZF-IV-92262-638-KP/09; NK 154661/09), w odpowiedzi na pismo Pana Pawła Jordana, Prezesa Stowarzyszenia BORIS z Warszawy. Sprawa ma charakter pilny z uwagi na to, że wiele organizacji pozarządowych z końcem roku 2009 kończy realizację projektów. Z założenia PO FIO i PO KL miały być źródłami kompatybilnymi, stąd niejednokrotnie organizacje planowały współfinansowanie projektów z tych dwóch źródeł. Oznacza to, że są sytuacje, gdy środki z Funduszu Inicjatyw Obywatelskich stanowią w projektach realizowanych przez NGOsy z PO Kapitał Ludzki wkład własny (i na odwrót).

Jest to sprawa bardzo ważna dla sektora pozarządowego w Polsce. Prosimy o pilną odpowiedź.

***

Odpowiedź z Ministerstwa Rozwoju Regionalnego z dnia 6 stycznia 2010 r.

Pani Agata Wiśniewska

Dyrektor Programu Europejskiego

Ogólnopolskiej Federacji Organizacji Pozarządowych

W odpowiedzi na pismo z dnia 24 listopada 2009 r. oraz w nawiązaniu do pisma z dnia 12 października 2009 r. (znak:DZF-IV-92262-638-KP/09, NK154661/09), pragnę niniejszym przedstawić stanowisko Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki (PO KL) w przedmiotowej sprawie.

Źródłem wkładu własnego w projektach realizowanych w ramach PO KL, mogą być środki publiczne, w tym dotacje budżetu państwa (np. w formie środków z Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich, dalej PO FIO), pod warunkiem że tryb udzielenia ww. dotacji nie wyklucza możliwości przeznaczenia środków z nich pochodzących na pokrycie wkładu własnego w projekcie PO KL. Niemniej jednak należy podkreślić, iż dotacje przyznawane ze środków budżetu państwa mają co do zasady charakter celowy i nie mogą być przeznaczane na finansowanie innych zadań (w tym np. na pokrycie wkładu własnego w projekcie realizowanym w ramach PO KL).

Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL, co do zasady, w ramach projektów konkursowych wkład własny nie jest wymagany. Niemniej jednak, w uzasadnionych przypadkach Instytucja Pośrednicząca/ Instytucja Pośrednicząca II stopnia może wymagać zabezpieczenia wkładu własnego przez określonych beneficjentów, przy czym wkład własny ze środków publicznych nie może być wyższy niż poziom współfinansowania krajowego w Programie, tzn. nie może przekroczyć maksymalnego limitu w wysokości 15%. Jednocześnie należy podkreślić, iż poziom wkładu własnego, zarówno publicznego, jak
i prywatnego, określany jest przez Instytucję Pośredniczącą/ Instytucję Pośredniczącą II stopnia. Należy jednocześnie podkreślić, iż wkład własny wnoszony przez organizacje pozarządowe stanowi wkład własny prywatny w ramach projektów PO KL.

Tym samym, zaprezentowany w Państwa piśmie przykład, gdzie wartość projektu PO KL wynosi 400.000 zł, z czego 300.000 zł ma zostać wniesione jako wkład własny, jest sprzeczny z zasadami opisanymi w dokumentach programowych PO KL.

Ponadto pragnę zauważyć, iż w przypadku finansowania wynagrodzeń pracowników stanowiących personel projektu zarówno ze środków PO KL jak i innych Programów (np. PO FIO) należy zachować zasadę proporcjonalności, tzn. zaangażowanie środków pochodzących z EFS powinno odzwierciedlać rzeczywiste zaangażowanie danego pracownika w realizację projektu PO KL. Beneficjent zobowiązany jest określić funkcję, rolę i zadania personelu projektu PO KL, jego zaangażowanie czasowe (np. 1 etat, ¼ etatu) oraz udowodnić prawidłowość założeń dotyczących przyjętej przez niego proporcji zaangażowania personelu projektu zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy. Potwierdzenie założeń przyjętych przez beneficjenta może opierać się na podstawie np. karty czasu pracy za dany okres, metodologii oszacowania ww. proporcji lub innych adekwatnych dokumentów.

W listopadzie 2009 r. OFOP wystąpił do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego z wnioskiem o odpowiedź, czy projekt realizowany przez organizację pozarządową ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) może być współfinansowany ze środków Funduszu Inicjatyw Obywatelskich (FIO).

Powody zainteresowania się sprawą były dwa.

1. Trwały konsultacje społeczne zmian w „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO Kapitał Ludzki”.

Znaleźliśmy tam kilka zapisów, których interpretacja mogła być dowolna, w tym poważnie ograniczająca organizacjom możliwości zasilania projektów realizowanych z PO KL środkami pochodzącymi ze środków publicznych, w tym PO FIO.

Obydwa programy łączy nie tylko temat. Są one komplementarne. Wydawało nam się zgodnie z zasadą dobrego gospodarowania, że w przypadku projektu o tematyce pasującej do obu programów (z których każdy wymaga wkładu własnego) taki projekt może być finansowany „na zakładkę”, częściowo z jednego, a częściowo z drugiego PO.

Można bowiem rozumieć tylko w jeden sposób: wydatki opłacone środki z PO FIO, środków publicznych, nie są kosztem kwalifikowalnym. Czyli w praktyce nie mogą stanowić części projektu finansowanej z PO KL.

Ponieważ kłóci się to z zasadą komplementarności tych programów, wiedzieliśmy, że nie możemy przejść nad tym zapisem do porządku dziennego.

W dokumentach regulujących wdrażanie EFS nie znaleźliśmy rozwiązania ww. kwestii, nie znaleźliśmy też zakazu tzw. montażu finansowego. W rozmowie telefonicznej z Departamentem Prawnym MRR uzyskaliśmy interpretację niekorzystną, jednak na pytanie, z jakich przepisów wynika niemożność zastosowania środków EFS jako wkładu do innych projektów, nie uzyskaliśmy satysfakcjonującej odpowiedzi. Jedyny przepis, jaki przywołał nasz rozmówca, to zasada podwójnego finansowania, w myśl której np. osoba opłacana w ramach projektu EFS nie może wykonywać czynności na rzecz innego projektu, gdyż byłoby to podwójne finansowanie.

Nie zgadzamy się z tą interpretacją. Zasada podwójnego finansowania wg nas polega na opłacaniu jednego kosztu z dwóch różnych źródeł.

2. Otrzymaliśmy zgłoszenie od warszawskiego Stowarzyszenia BORIS.

Stowarzyszenie wystąpiło do Departamentu Zarządzania EFS z wnioskiem o rozstrzygnięcie wątpliwości interpretacyjnych w kwestii wykorzystania środków z EFS jako wkładu własnego (i zamiennie) w projektach realizowanych ze środków publicznych. Z podobnym pytaniem BORIS wystąpił do Departamentu Pożytku Publicznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej – czy w projekcie realizowanym z FIO wkład własny może pochodzić z PO KL.

Z obydwu źródeł Stowarzyszenie otrzymało odmienne odpowiedzi – Instytucja Zarządzająca PO KL odpisała negatywnie, zaś DPP – pozytywnie.

***

Ponieważ prowadopodobnie podobna sytuacja dotyczy wielu organizacji, OFOP wystąpił do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego z wnioskiem o ponowne zajęcie się sprawą i doprecyzowanie zapisów oraz jednoznaczną interpretację. Poniżej odpowiedź MRR.

Treść pisma OFOP-u. 

Pani

Aleksandra Dmitruk

Zastępca Dyrektora

Departamentu Zarządzania EFS

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego

Zwracam się z prośbą o informację dotyczącą współfinansowania projektów ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich.

PO KL jest finansowany ze środków Unii Europejskiej i budżetu państwa, zaś FIO – w 100% ze środków budżetu państwa. Program Operacyjny Fundusz Inicjatyw Obywatelskich nie zawiera wskazań ani przeciwwskazań dla źródeł pokrywania przez organizacje pozarządowe finansowego wkładu własnego. Oznacza to, że deklarowany przez organizacje w projekcie finansowy wkład własny ma być pokryty z innych źródeł, niż FIO – mogą to być środki publiczne, np. PO KL, środki samorządu, jak i niepubliczne, np. granty od fundacji prywatnych, przychody z działalności gospodarczej itd. Z kolei w obowiązujących wciąż Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z 27 marca br. nie znajdujemy zapisów odnośnie źródeł pokrywania finansowego wkładu własnego, a jedynie dotyczące zakazu podwójnego finansowania wydatku ze źródeł publicznych.

Przykładowo: organizacja planuje realizację projektu o wartości 400 tys. zł. Otrzymuje z PO FIO dotację w wysokości 300 tys. zł, a 100 tys. zł ma wnieść jako wkład własny finansowy. Organizacja składa również wniosek o dotację do PO KL – na ten sam projekt. Jego wartość wynosi wciąż 400 tys. zł, ale organizacja wnosi o finansowanie w wysokości owych 100 tys. zł, gdyż 300 tys. otrzymała z FIO. I w tym przypadku wysokość wkładu własnego w projekcie z PO KL wynosi 300 tys. zł – źródłem tego wkładu własnego jest PO FIO.

„Wkład własny” oznacza, że tak określona część kosztów projektu jest finansowana z innego źródła, niż grantodawca, do którego jest złożony wniosek o dofinansowanie. Nie ma znaczenia, jak zostały te środki zapewnione.

„Wkład własny” nie oznacza również, że w budżecie projektu są pozycje, które są finansowane dwukrotnie (np. pensja pracownika). Oznacza jedynie, że np. pensja pracownika w wysokości 2 000 zł jest pokrywana w 50% z jednego źródła (np. PO KL), a w 50% z drugiego (np. PO FIO); albo że jest pokrywana w 20 % z jednego źródła, a w 80% – z drugiego; albo że jest pokrywana w 100% z jednego źródła, a inne koszty z budżetu współfinansowane z drugiego źródła. Koszt pokrywany od innego grantodawcy (z innego źródła) jest wkładem własnym. Nie oznacza to, że pracownik otrzymuje pensję w dwukrotnej wysokości: 100% pokrywane z jednego źródła i 100% – z drugiego źródła.

Podobnie sprawa wkładu własnego przedstawia się w sytuacji, gdy organizacja realizuje dwa projekty, które mają przykładowo jedno wspólne działanie. Wówczas koszty realizacji tego działania mogą być w różnym stopniu albo po połowie finansowane przez różnych grantodawców.

W obydwu opisanych wyżej przypadkach koszty są księgowane na różnych kontach. Oznacza to, że dokument księgowy, przykładowo lista płac, jest opisany zgodnie z budżetami projektów, czyli np. że 50% pensji jest finansowane z jednego źródła (np. PO KL), a drugie 50% – z innego źródła (np. z PO FIO).

Zwracam się do Pani Dyrektor z prośbą o ponowne zajęcie się sprawą – w nawiązaniu do interpretacji przedstawionej w piśmie z października br. (DZF-IV-92262-638-KP/09; NK 154661/09), w odpowiedzi na pismo Pana Pawła Jordana, Prezesa Stowarzyszenia BORIS z Warszawy. Sprawa ma charakter pilny z uwagi na to, że wiele organizacji pozarządowych z końcem roku 2009 kończy realizację projektów. Z założenia PO FIO i PO KL miały być źródłami kompatybilnymi, stąd niejednokrotnie organizacje planowały współfinansowanie projektów z tych dwóch źródeł. Oznacza to, że są sytuacje, gdy środki z Funduszu Inicjatyw Obywatelskich stanowią w projektach realizowanych przez NGOsy z PO Kapitał Ludzki wkład własny (i na odwrót).

Jest to sprawa bardzo ważna dla sektora pozarządowego w Polsce. Prosimy o pilną odpowiedź.

***

Odpowiedź z Ministerstwa Rozwoju Regionalnego z dnia 6 stycznia 2010 r.

Pani Agata Wiśniewska

Dyrektor Programu Europejskiego

Ogólnopolskiej Federacji Organizacji Pozarządowych

W odpowiedzi na pismo z dnia 24 listopada 2009 r. oraz w nawiązaniu do pisma z dnia 12 października 2009 r. (znak:DZF-IV-92262-638-KP/09, NK154661/09), pragnę niniejszym przedstawić stanowisko Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki (PO KL) w przedmiotowej sprawie.

Źródłem wkładu własnego w projektach realizowanych w ramach PO KL, mogą być środki publiczne, w tym dotacje budżetu państwa (np. w formie środków z Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich, dalej PO FIO), pod warunkiem że tryb udzielenia ww. dotacji nie wyklucza możliwości przeznaczenia środków z nich pochodzących na pokrycie wkładu własnego w projekcie PO KL. Niemniej jednak należy podkreślić, iż dotacje przyznawane ze środków budżetu państwa mają co do zasady charakter celowy i nie mogą być przeznaczane na finansowanie innych zadań (w tym np. na pokrycie wkładu własnego w projekcie realizowanym w ramach PO KL).

Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL, co do zasady, w ramach projektów konkursowych wkład własny nie jest wymagany. Niemniej jednak, w uzasadnionych przypadkach Instytucja Pośrednicząca/ Instytucja Pośrednicząca II stopnia może wymagać zabezpieczenia wkładu własnego przez określonych beneficjentów, przy czym wkład własny ze środków publicznych nie może być wyższy niż poziom współfinansowania krajowego w Programie, tzn. nie może przekroczyć maksymalnego limitu w wysokości 15%. Jednocześnie należy podkreślić, iż poziom wkładu własnego, zarówno publicznego, jak
i prywatnego, określany jest przez Instytucję Pośredniczącą/ Instytucję Pośredniczącą II stopnia. Należy jednocześnie podkreślić, iż wkład własny wnoszony przez organizacje pozarządowe stanowi wkład własny prywatny w ramach projektów PO KL.

Tym samym, zaprezentowany w Państwa piśmie przykład, gdzie wartość projektu PO KL wynosi 400.000 zł, z czego 300.000 zł ma zostać wniesione jako wkład własny, jest sprzeczny z zasadami opisanymi w dokumentach programowych PO KL.

Ponadto pragnę zauważyć, iż w przypadku finansowania wynagrodzeń pracowników stanowiących personel projektu zarówno ze środków PO KL jak i innych Programów (np. PO FIO) należy zachować zasadę proporcjonalności, tzn. zaangażowanie środków pochodzących z EFS powinno odzwierciedlać rzeczywiste zaangażowanie danego pracownika w realizację projektu PO KL. Beneficjent zobowiązany jest określić funkcję, rolę i zadania personelu projektu PO KL, jego zaangażowanie czasowe (np. 1 etat, ¼ etatu) oraz udowodnić prawidłowość założeń dotyczących przyjętej przez niego proporcji zaangażowania personelu projektu zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy. Potwierdzenie założeń przyjętych przez beneficjenta może opierać się na podstawie np. karty czasu pracy za dany okres, metodologii oszacowania ww. proporcji lub innych adekwatnych dokumentów.