I zjazd reprezentantów ngo w komitetach monitorujących 2014+ za nami. I co?

Ponad 40 osób w obecnych na miejscu, ponad 130 słuchaczy przez sieć, przynajmniej 9 głównych wątków przewijających się w dyskusji, ponad 5 godzin zdobywania wiedzy, dzielenia się doświadczeniem i wzajemnego poznawania – 15 lipca w Warszawie na spotkaniu zorganizowanym przez OFOP w siedzibie PAFW działo się niemało. Wiemy, czego potrzebujemy i co możemy zrobić wspólnie, a w czym nikt inny nie zastąpi członka/członkini komitetu.

Ponad 40 osób w obecnych na miejscu, ponad 130 słuchaczy przez sieć, przynajmniej 9 głównych wątków przewijających się w dyskusji, ponad 5 godzin zdobywania wiedzy, dzielenia się doświadczeniem i wzajemnego poznawania – 15 lipca w Warszawie na spotkaniu zorganizowanym przez OFOP w siedzibie PAFW działo się niemało. Wiemy, czego potrzebujemy i co możemy zrobić wspólnie, a w czym nikt inny nie zastąpi członka/członkini komitetu.

Bartoszyce, Chojnice, Gdańsk, Gdynia, Grodzisk Mazowiecki, Kartuzy, Kielce, Kraków, Olsztyn, Ostróda, Podkowa Leśna, Poznań, Rumia, Rzeszów, Słubice, Sobolów, Solec Kujawski, Toruń, Warszawa, Wrocław – zjechaliśmy się z całej Polski. Byli wśród nas członkowie i zastępcy oraz członkinie i zastępczynie Komitetu Umowy partnerstwa, komitetu monitorującego EWT (Program Interreg V-A Polska-Słowacja), komitetów monitorujących krajowe programy operacyjne (Inteligentny Rozwój, Infrastruktura i Środowisko, Polska Cyfrowa, Polska Wschodnia, Pomoc Techniczna, Wiedza Edukacja Rozwój,  Rybactwo i Morze) oraz komitetów monitorujących regionalne programy operacyjne (Dolny Śląsk, Kujawy, Lubuskie, Mazowsze, Świętokrzyskie, Pomorze, Warmia i Mazury) – mieliśmy do dyspozycji całościowy przekrój doświadczeń komitetowych i uwarunkowań, w jakich funkcjonujemy. I to mowa jedynie o tych, którzy dotarli na spotkanie fizycznie.

Spotkanie otworzyli Dariusz Supeł, Prezes Zarządu Ogólnopolskiej Federacji Organizacji Pozarządowych i Radosław Jasiński, Dyrektor Programowy Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności.

Co nas gryzie i jak możemy sobie z tym poradzić?

Jakkolwiek uczestniczki i uczestnicy spotkania mieli dużo energii i z zaangażowaniem dzielili się swoją pracą w komitetach, w dzieleniu tym sporo miejsca zajęły trudności, z jakimi się borykają. Problemy mają charakter zarówno techniczny (np. posiedzenie jednego z komitetów RPO zostało zorganizowane w zabytkowym kościele, co uniemożliwiło członkom komitetu wzajemne słyszenie się, nie mówiąc o siedzeniu w ławkach tyłem do siebie – chęć „dotknięcia funduszy w rzeczywistości”, która mogła przyświecać temu pomysłowi zdecydowanie przegrała z potrzebą efektywności pracy KM), organizacyjny (np. brak materiałów czy wręcz miejsca przy stole dla pary reprezentantów w przypadku zgłoszonego udziału członka/członkini i zastępcy/zastępczyni) po merytoryczne (np. otrzymywanie z sekretariatów KM innych wersji dokumentów, niż rozesłane przed posiedzeniem, brak dostępu do projektów Szczegółowych Opisów Osi Priorytetowych).

 Poniżej krótka charakterystyka problemów i propozycje ich rozwiązań.

Dodatkowo pojawiły się głosy dotyczące:

• regrantingu (pomimo zapisu w Szczegółowym Opisie Osi Priorytetowych brak kryteriów wyboru projektów, co oznacza brak realnej możliwości stosowania tego narzędzia);
• dysproporcji wiedzy między członkami KM reprezentującymi stronę publiczną i niepubliczną w zakresie systemu funduszy europejskich i ich dokumentacji – odpowiedzią na to są szkolenia;
• głosowania ważnych spraw, w tym akceptacji wielomilionowych projektów pozakonkursowych pod koniec posiedzeń, pod presją czasu;
• braku dostępu do środków z pomocy technicznej na konsultacje dokumentów z reprezentowanym środowiskiem;
• niewystarczającego poziomu myślenia systemowego w III sektorze;
• zarzutu, że w perspektywie finansowej 2014+ jest więcej projektów pozakonkursowych, choć w założeniach dominować miał nabór konkurencyjny, również dla strony publicznej;
• obawy pozarządowych członków komitetów monitorujących RPO przed konfliktowaniem się z Marszałkiem z uwagi na potencjalne odcięcie organizacji macierzystej od dotacji samorządowych;
• dylematu granicy między nieodpłatnym zaangażowaniem w prace KM jako osoby reprezentującej III sektor a służenie komitetowi wiedzą ekspercką, za którą powinno być wynagrodzenie.

Sprawą, która wzbudziła wiele emocji, dlatego opiszemy ją szerzej, były trudności z uzyskaniem przez uczestników spotkania zwrotu kosztów podróży na zjazd. Mimo że kwalifikuje się ono jako działanie wzmacniające kompetencje członków komitetu w ramach środków z pomocy technicznej każdego z programów operacyjnych. Uzasadnienia sekretariatów komitetów monitorujących były bardzo różne, m. in. argumentem było to, iż nie jest to spotkanie organizowane przez Instytucję Zarządzającą (wówczas – zwrot kosztów jak najbardziej), bądź nie jest to szkolenie płatne (w takim razie – ależ oczywiście). Najwyraźniej nikt nie pomyślał, że na takie bezpłatne spotkanie również trzeba dojechać, co kosztuje. Były też odpowiedzi na zasadzie „nie bo nie”, czyli w języku oficjalnym – jest to koszt niekwalifikowalny. Aczkolwiek bez uzasadnienia. Na ponad 40 osób tylko jedna (!) otrzymała zgodę sekretariatu swojego komitetu monitorującego na refundację kosztów udziału w spotkaniu. Pojawiło się przypuszczenie, iż osoby decyzyjne w Instytucjach Zarządzających nie zdają sobie sprawy z istnienia wytycznych ministerialnych regulujących tę kwestię, które są dokumentem nadrzędnym wobec regulaminów komitetów monitorujących. To zaś oznacza, że argument W regulaminie nic na ten temat nie ma jest bezzasadny. Bowiem zgodnie z Wytycznymi w sprawie komitetów monitorujących (pkt 5 s.19), koszty szkoleń dla partnerów spoza administracji, które Przewodniczący komitetu uzna za niezbędne do rzetelnego wykonywania ich funkcji, mają być pokryte z pomocy technicznej danego PO. Również Wytyczne w zakresie partnerstwa dają podstawę do ubiegania się o sfinansowanie co najmniej przejazdu (np. Rozdział 7 pkt 2), s. 21). Regulamin jest dokumentem niższej rangi, niż wytyczne. Nie może zatem nie uwzględniać tego, co w wytycznych jest określone jako działania minimalne lub przez sformułowanie „co najmniej".

Zadania dla OFOP-u

Uczestniczki i uczestnicy spotkania określili trzy sprawy, w uporządkowaniu których Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych ma ich wesprzeć:

1. stosowanie przez sekretariaty komitetów monitorujących regulaminowego czasu na dostarczanie dokumentów oraz przekazywanie tych dokumentów w sposób uporządkowany, umożliwiający ich edycję , w tym obserwację naniesionych zmian;
2. zapewnienie sieci wymiany informacji i doświadczeń między reprezentantami organizacji w komitetach monitorujących 2014_+ na każdym szczeblu;
3. refundacja kosztów udziału w szkoleniach i innych wydarzeniach wzmacniających kompetencje pozarządowych członków komitetów.

Narzędzia komunikacji dla członków km

Dyskusja utwierdziła mnie w przekonaniu, że podstawowym wyzwaniem jest komunikacja: pomiędzy członkami danego komitetu, między członkami różnych komitetów, ale zwłaszcza w gronie reprezentantów i reprezentantek organizacji, pomiędzy członkami i członkiniami komitetów z ramienia NGO a środowiskiem, które na nich głosowało, w imieniu którego mają działać w komitetach.  I takie narzędzia istnieją. Trzeba tylko i aż je wykorzystywać. Aktywnie!

Baza Wiedzy o Funduszach Europejskich – prowadzona przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju; należy założyć konto na domenie organizacji (niedozwolone domeny typu gmail.com, o2.pl); działa inaczej, niż Baza Wiedzy dla okresu 2007-2013, bardziej intuicyjna; zawiera dane, które zamieszczają użytkownicy; można tworzyć zespoły tematyczne; szczegóły: bazawiedzy[at]bazawiedzy.mir.gov.pl.

Pozarządowy Monitor Programów Operacyjnych 2014-2020  – prowadzony przez Ogólnopolską Federację Organizacji Pozarządowych; otwarty dla wszystkich zainteresowanych; zawiera informacje ważne z punktu widzenia organizacji pozarządowych przygotowane przez reprezentantów NGO w komitetach monitorujących 2014-2020 oraz zespół Programu Europejskiego OFOP-u;  informacje są publikowane według klucza programów operacyjnych; zamieszczone są dane pozarządowych członków KM oraz materiały przydatne w pełnieniu funkcji.

Serwis www.nowaperspektywa.ngo.pl – prowadzony przez OFOP serwis na portalu organizacji pozarządowych ngo.pl, który powstał w czasie prac nad dokumentacją dla funduszy europejskich w celu skoordynowania współpracy między NGOw ramach Stałej konferencji ds. konsultacji funduszy europejskich 2014-2020; zawiera aktualne informacje z obszaru funduszy strukturalnych zamieszczane przez wszystkich zainteresowanych; OFOP zobowiązał się do publikacji artykułów o tematyce przekrojowej.

Zamknięta grupa na Facebooku Przedstawiciele/ki organizacji pozarządowych w KM Fundusze UE 2014+   – grupa stanowi narzędzie wymiany informacji pomiędzy reprezentant(k)ami organizacji pozarządowych w Komitetach Monitorujących Programy Operacyjne na lata 2014-2020; moderuje OFOP.

Zamknięta grupa na Facebooku Organizacje pozarządowe – perspektywa finansowa 2014-2020  – informacje dotyczące planowania, konsultowania przyszłych funduszy europejskich i dyskusji wokół tych tematów; grupa szeroka, skupia uczestników z wielu środowisk; grupa moderowana przez OFOP.

Zamknięta grupa dyskusyjna na google.pl „Grupa ds. monitoringu i rzecznictwa” – prowadzona przez OFOP; skupia ok. 70 uczestniczek i uczestników z organizacji pozarządowych, stale współpracujących w obszarze kwestii przekrojowych; dawana Grupa robocza ds. 12 postulatów, stanowiąca zaplecze merytoryczne dla Stałej konferencji ds. konsultacji funduszy europejskich 2014-2020; osoby zainteresowane prosimy o kontakt reprezentacja[at]ofop.eu.

Zamknięta grupa dyskusyjna na google.pl „Federacje w Komitetach Monitorujących 2014-2020” – prowadzona przez OFOP dla reprezentantów NGOz federacji organizacji w komitetach monitorujących; jej celem jest zapewnienie szybkiej ścieżki kontaktu między sieciami organizacji w Polsce w kwestiach konsultacyjnych i rzeczniczych w obszarze funduszy strukturalnych; osoby zainteresowane prosimy o kontakt reprezentacja[at]ofop.eu.

Portal www.stacja-konsultacja.pl  – prowadzony przez Kujawsko-Pomorską Federację Organizacji Pozarządowych; umożliwia zamieszczanie dokumentów i w prosty sposób budowę indywidualnej „tabeli konsultacji”, przy czym przyjazny dla konsultujących, gdyż uwagi wpisuje się niejako bezpośrednio na stronie konsultowanego dokumentu w odpowiedzi na pytanie zadane przez osobę/instytucję przedstawiającą dokument do konsultacji; na koniec prosty do wygenerowania efekt konsultacji.

Last but not least portal www.funduszeeuropejskie.gov.pl  – prowadzony przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, zawiera podstrony wszystkich krajowych i regionalnych programów operacyjnych, jak również programów Europejskiej Współpracy Terytorialnych (dokumenty ogólne i dotyczące danego programu, informacje z prac komitetów, ogłoszenia o naborach wniosków, zmiany w dokumentacji).

A z jakich narzędzi Ty korzystasz? Podzielisz się z innymi? Napisz do nas – obiecujemy publikację.

Spotkanie było możliwe dzięki życzliwości Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności, która od lat wspiera działania rzecznicze Ogólnopolskiej Federacji Organizacji Pozarządowych w zakresie funduszy europejskich. Oprócz wsparcia finansowego PAFW użyczył na zjazd świetnie wyposażoną salę.

Osoby, które wzięły udział w spotkaniu biernie, za pośrednictwem transmisji, bardzo prosimy o wypełnienie krótkiej (naprawdę!) ankiety. Przygotowując kolejne wydarzenia chcemy jak najlepiej odpowiadać na zapotrzebowanie potencjalnych uczestniczek i uczestników.

Aut. Agata Wiśniewska-Górczewska

Wszystkie fot. Łukasz Broniszewski