II Spotkanie Mazowieckich Projektodawców – podsumowanie, ocenia, plany na przyszłość

Jako że II Spotkanie Projektodawców jest już za nami, należałoby dokonać podsumowania i wstępnej oceny jego przebiegu oraz podjętych ustaleń, a także spojrzeć w przyszłość i zastanowić się, jak chcielibyśmy, aby wyglądały kolejne spotkania? Zapraszamy do lektury tekstu, który jest podsumowaniem tego, co działo się 20 stycznia w sali konferencyjnej na ulicy Jagiellońskiej. Chcielibyśmy także już dziś zaprosić Państwa do dyskusji na temat kształtu kolejnego, kwietniowego spotkania.

Jako że II Spotkanie Projektodawców jest już za nami, należałoby dokonać podsumowania i wstępnej oceny jego przebiegu oraz podjętych ustaleń, a także spojrzeć w przyszłość i zastanowić się, jak chcielibyśmy, aby wyglądały kolejne spotkania? Zapraszamy do lektury tekstu, który jest podsumowaniem tego, co działo się 20 stycznia w sali konferencyjnej na ulicy Jagiellońskiej. Chcielibyśmy także już dziś zaprosić Państwa do dyskusji na temat kształtu kolejnego, kwietniowego spotkania.

Na wstępie należy odnotować, że całość dyskusji stała na bardzo wysokim poziomie, zarówno pod względem merytorycznym, jak i w atmosferze kultury oraz dialogu. Było miło i sympatycznie, co nie znaczy, że mówiono ogólnie i okrągłymi słowami. Dało się natomiast wyczuć wzajemny szacunek i otwartość zgromadzonych, to bardzo cenne i zawsze godne podkreślenia.

Co ważne, zaproszeni na spotkanie goście,  w tym Wicemarszałek Woj. Mazowieckiego, Stefan Kotlewski, szeroko odnieśli się do rekomendacji kończących nasz  październikowy raport na temat współpracy projektodawców z jednostką wdrażającą. Szczególnie cieszy, że niektóre rekomendacje znalazły już swoje odzwierciedlenie w konkretnych działaniach i decyzjach podejmowanych przez władze jednostki.

Dotychczas udało się zainicjować następujące działania:

– podjęte zostały kroki w kierunku usprawnienia działania MJWPU, w tym zmiany w regulaminie oraz zasadach wynagradzania

– podnoszony jest poziom wiedzy pracowników, głównie poprzez dostęp do szkoleń bezpłatnych i wewnętrznych, niskie poziom środków dostępnych w ramach PO Pomoc Techniczna ogranicza dostęp do szkoleń komercyjnych

– poprawiono dostęp do komputerów i Internetu, jednocześnie braki sprzętowe wciąż utrudniają jednostce w pełni optymalne funkcjonowanie

– na rynku pracy nie występuje wielu specjalistów do spraw Funduszy Europejskich, warunki zatrudnienia, jakie może zaoferować MJWPU nie są często konkurencyjne wobec firm komercyjnych, mimo wszystko jednostka stara się zatrudniać jak najlepszą kadrę

– nie ma przeciwwskazań, by na stronie mazovia.eu zamieścić szczegółowy opis zadań i kompetencji opiekuna projektu

– podjęto działania zmierzające do skrócenia czasu oceny wniosków oraz dotrzymywania terminów, min. takie jak zwiększenie zatrudnienia w Wydziale Oceny Merytorycznej PO KL, możliwość oceny wniosków „na odległość”, wsparcie merytoryczne członków Komisji Oceny Projektów

–  udrażniana jest infolinia, wraz z jednostkami zamiejscowymi uruchomiono 16 stanowisk konsultacyjnych

– nie ma przeciwwskazań, aby na stronie umieścić FAQ dla projektodawców, podobnie jak bazę najczęściej popełnianych błędów na różnych etapach realizacji projektów

Trudno przypisać wypracowanym przez OFOP i Federację MAZOWIA jedyną rolę w inicjowaniu powyższych zmian, wiele z nich jest naturalnym kierunkiem rozwoju instytucji, która stara się poprawić swoje funkcjonowanie. Nie sposób jednak nie zauważyć, że nasz raport odbił się na Mazowszu szerokim echem i stał się przedmiotem dyskusji. Co ważne, do tej pory nie spotkaliśmy się z negowaniem jego tez i ogólnej spójności. Podobnie było na II Spotkaniu Mazowieckich Projektodawców, urzędnicy nie próbowali podważać np. reprezentatywności naszego badania.

Jakie były opinie ze strony sali? Dominowały głosy zadowolenia ze zmian, jakie zachodzą w MJWPU, a które są dostrzegalne choćby na przykładzie czasu oceny wniosków. Ogólny kierunek, w którym zmierza rozwój instytucji jest dobry, jednocześnie wciąż zachodzi szereg okoliczności utrudniających projektodawcom współpracę z jednostką.

Wśród barier we współpracy z MJWPU wymieniano czynniki z różnych jej obszarów, min.:

• finansów (kwestia przepływów finansowych, szczególnie na początku roku, dokładne informowanie o terminach przekazywania środków, także limitu kosztów zarządzania projektem oraz niedoszacowaniu kosztów realizacji projektu przez jednostkę),
• obszaru merytoryki (szkolenia dla projektodawców i pracowników jednostki prowadzone przez te same osoby, aktualnie zdarzają się rozbieżności w treści przekazywanych informacji, przyspieszenie finalizacji czynności wobec związków po ocenie formalnej i merytorycznej)
• technicznej strony obsługi projektów

Udało się uniknąć atmosfery stagnacji i bezradności wobec pewnych problemów. Sens i celowość dalszych spotkań zdaje się nie podlegać dyskusji, dzięki nim istnieje szansa na stworzenie stałej i stabilnej platformy współpracy opartej na zasadzie partnerstwa. Nie należy jednak zbyt wcześnie ogłaszać sukcesu inicjatywy, jaką OFOP i Federacja MAZOWIA podjęły w sierpniu, ani też przeceniać jej roli. Stoją przed nami pewne dylematy dotyczące dalszego kierunku jej rozwoju. Jeśli ich nie rozwiążemy, szybko może się okazać, że cały dotychczasowy wysiłek pójdzie na marne lub nie zostanie wykorzystany w zadowalającym stopniu.

Głównym wyzwaniem jest konieczność zmiany formuły dotychczasowych spotkań. Dwa dotychczasowe oparte były o rekomendacje z raportu nt współpracy projektodawców z MJWPU. Na dziś dzień wszystkie rekomendacje w nim zawarte zostały już omówione, potrzeba nowego, aktualnego materiału do analizy. Jak to zostało powyżej opisanie, dotychczasowe rekomendacje są już w pewnej swojej części wdrażane, jednak na ile uda się je wprowadzić w życie i jak trwałe okażą się efekty, nie sposób na dziś dzień przewidzieć. Trzeba będzie jednocześnie poszukiwać nowych obszarów problemowych, jak i przyglądać się sytuacji w tych już „przerobionych”.

Jedną z rekomendacji było powołanie stałego zespołu eksperckiego, który miałby pomagać MJWPU w rozwiązywaniu szczególnie trudnych sytuacji i problemów z zakresu obsługi beneficjentów i opieki nad projektami. Na dziś dzień wiemy już, że taki zespół nie powstanie, a jego rolę mogą pełnić cokwartalne spotkania projektodawców z udziałem ekspertów (to bardzo ważna deklaracja ze strony administracji, regularność spotkań to szansa, ale i wyzwanie). Do zadań OFOPu i Federacji MAZOWIA należałoby wtedy regularne zbieranie informacji o pojawiających się bądź już istniejących barierach we współpracy z jednostką. Rodzi to problem natury technicznej – jak zbierać takie opinie? Czy będzie możliwe ich późniejsze ułożenie w logicznie powiązane grupy problemów? Istnieje także ryzyko zaistnienia paradoksu, w którym z jednej strony usłyszymy zarzuty zbyt małej konkretności zgłaszanych problemów, przesadnej generalizacji, z drugiej skupimy się na jednostkowych, odosobnionych przypadkach.

Wszystkie te dylematy będą przedmiotem refleksji w gronie pracowników OFOPu i Federacji MAZOWIA, a także coraz liczniejszej grupy osób, które chcą wspierać zapoczątkowaną przez nas w mazowieckim inicjatywę.

Czekamy na Państwa głos i opinie w sprawie kształtu przyszłych spotkań projektodawców!

Materiały ze spotkania:

1) prezentacja PO KL 2007 – 2013, Pani Dyrektor Elżbiety Szymanik

2) prezentacja RPO, Pan Kierownik Piotr Oracz

Inne relacje dotyczące spotkania:

1) artykuł opublikowany w portalu ngo.pl

2) relacja zamieszczona na stronie Urzędu Marszałkowskiego