Zapytanie ofertowe nr 2/ZZ/2024

Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych z siedzibą w Warszawie, przy ul. Szpitalnej 5/3, 00-
031 Warszawa, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zakładowych,
fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego
pod numerem 0000169795, posiadającą NIP: 525-23-00-193, zaprasza do składania ofert w ramach
niniejszego zapytania ofertowego.

I. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z wyłączeniem przepisów ustawy
z 11 września 2019 r. – Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2023 r. poz. 1605) Wartość
zamówienia poniżej kwoty 130 000 PLN (art. 2 ust. 1 pkt. 1).

II. ŹRÓDŁO FINANSOWANIA

Projekt pt.: „Prowadzenie sekretariatu Podkomitetu ds. rozwoju partnerstwa na lata 2021-2027”, wynikającej z umowy o dofinansowanie nr DSR/BDG-II/PTFE/54/23, współfinansowany w 79,71% ze środków Unii Europejskiej, w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach PTFE 2021-2027, oraz w 20,29% z budżetu państwa.

III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Zlecenie wykonania ekspertyzy pod roboczą nazwą: „Ekspertyza dotycząca równości stron oraz obciążeń administracyjnych w umowach o dofinansowanie w wybranych krajowych i regionalnych programach perspektywy finansowej 2021-2027”.

1. Przedmiot ekspertyzy i jej uzasadnienie

Przedmiotem ekspertyzy będzie analiza koniecznych i fakultatywnych postanowień wybranych umów o dofinansowanie, na podstawie których instytucje systemu wdrażania przekazują beneficjentom środki z funduszy europejskich.

Poprzez umowy o dofinansowanie rozumie się całość tych umów, wraz ze wszystkimi obowiązującymi je załącznikami oraz dokumentami dodatkowymi.

Przygotowanie ekspertyzy związane jest z otrzymywanymi w poprzedniej perspektywie od niektórych beneficjentów sygnałami dot., ich zdaniem, nadmiernego uprzywilejowania dotacjodawcy podczas realizacji umowy, w tym zaopatrzenia go w nadmierne uprawnienia.

2. Cel ekspertyzy

Głównym celem ekspertyzy będzie identyfikacja zapisów umownych, w których występują nierówności pomiędzy stronami umów oraz ich wyszczególnienie, analiza i zarekomendowanie konkretnych rozwiązań służących wyrównaniu zdiagnozowanych dysproporcji oraz odbiurokratyzowaniu procesu realizowania projektów w oparciu o przedmiotowe umowy o dofinansowanie.

Ekspertyza ma – w szczególności w kontekście realizacji zasady partnerstwa obowiązującej przy wdrażaniu funduszy europejskich – wskazać, jeśli takie są, postanowienia umów:

1. nakładające na beneficjenta dodatkowe (poza realizacją projektu) obowiązki i na ile są one konieczne (np. konieczność zorganizowania dodatkowych wydarzeń bez zapewnienia środków);

2. przerzucające wyłącznie na beneficjenta konsekwencje za niezrealizowanie zadania lub częściowe niezrealizowanie zadania bez względu na przyczyny (w tym np. brak możliwości refundacji poniesionych w takiej sytuacji wydatków, nadmierne kary umowne, konieczność wypełnienia nowych zobowiązań prawno-formalnych, które pojawiły się w trakcie realizacji projektu i poniesienia związanych z tym kosztów);

3. zrzucające całe ryzyko finansowe (np. przy opóźnieniach przekazywania środków lub opóźnieniach przy zmianie umowy, niemożności zrealizowania umowy ze względu na wystąpienie siły wyższej) na beneficjenta;

4. powodujące nierówności uprawnień poszczególnych stron umowy na wypadek wystąpienia sporu prawnego pomiędzy stronami (np. stosowanie zabezpieczeń w postaci weksla lub notarialnego oświadczenia o poddaniu się egzekucji).

Ekspertyza ma za zadanie również:

• wykazać, które ze wskazanych przez ekspertów w ramach ekspertyzy postanowień umów, w szczególności dot. w/w pkt 1-4, wynikają z przepisów obowiązującego prawa (krajowego lub europejskiego) lub innych obowiązujących krajowych i europejskich dokumentów (np. wytycznych), a które są nadmiarowym zabezpieczeniem jednej ze stron.
• zaproponować rozwiązania (konkretne postanowienia umów), które zwiększyłyby równość stron, w tym np. w przypadku ew. sporu prawnego.
• pokazać różnice pomiędzy beneficjentami prowadzącymi i nie prowadzącymi działalności gospodarczej.

3. Sposób realizacji ekspertyzy:

Wykonawca ekspertyzy dokona identyfikacji i skatalogowania zapisów w umowach, nakładających na beneficjentów obowiązki, które mogą stanowić zbędne obciążenie administracyjne, w największym stopniu ograniczające sprawność realizacji projektu, i które mogą być barierą dla jego realizacji.

Wykonawca przygotuje także zestawienie zapisów w umowach o dofinansowanie, wskazujących na nierówności pomiędzy ich stronami oraz skonfrontuje je z wymogami przepisów prawa (krajowego i europejskiego) – które z nierówności nie są konieczne w świetle tego prawa oraz zaproponuje rozwiązania zmierzające do zmniejszenia tych dysproporcji. Dodatkowo, określone zostaną także wnioski i rekomendacje na poziomie horyzontalnym.

Zmniejszanie obciążeń administracyjnych oraz eliminowanie nierówności stron w zapisach umów o dofinansowanie powinno się odbywać w taki sposób, aby działania te (w tym ew. zmodyfikowane zapisy umów) pozostawały w całości zgodne z obowiązującym prawem polskim i unijnym.

4. Zakres ekspertyzy

• Zakres czasowy: ekspertyza obejmować będzie wzory umów o dofinansowanie w ramach perspektywy finansowej na lata 2021-2027.
• Zakres przedmiotowy: ekspertyza zostanie przeprowadzona z punktu widzenia potencjalnego beneficjenta.
• Zakres podmiotowy ekspertyzy obejmować będzie wybrane wzory umowy o dofinansowanie z 2 programów krajowych oraz z 2 programów regionalnych.

Programy poddane analizie:

• na poziomie krajowym: Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat i Środowisko 2021-2027 (FEnIKS) oraz Fundusze Europejskie na Rozwój Społeczny (FERS). FEnIKS to program dysponujący największą alokacją z programów realizowanych na poziomie krajowym, a FERS dotyczy interwencji w obszarze działań społecznych;
• 2 programy regionalne wybrane wspólnie z Wykonawcą analizy. Powyższy zakres jest propozycją wyjściową. Wykonawca ekspertyzy może rozszerzyć przyjęte założenia (bez żądania dodatkowego wynagrodzenia).

Pytania w ramach pogłębionej analizy:

1. Czy w świetle obecnych przepisów prawa polskiego i unijnego, zdiagnozowane nierówności stron w umowach o dofinansowanie można zmniejszyć/wyeliminować? Jeśli tak, to w jaki sposób?

2. Czy w świetle obecnych przepisów prawa polskiego i unijnego, zdiagnozowane obciążenia administracyjne w umowach o dofinansowanie można zmniejszyć/wyeliminować? Jeśli tak, to w jaki
sposób?

5. Organizacja i harmonogram realizacji ekspertyzy

Prace nad ekspertyzą muszą zostać zakończone całkowicie do końca kwietnia 2024 roku. Po opracowaniu ekspertyzy opracowana zostanie prezentacja multimedialna, którą Wykonawca przedstawi podczas spotkania dla zainteresowanych stron (zorganizowane przez Zamawiającego, wstępnie początek czerwca) oraz udzieli jego uczestnikom wszelkich niezbędnych wyjaśnień w zakresie przeprowadzonej ekspertyzy.

6. Finansowanie ekspertyzy

Ekspertyza będzie sfinansowana przez Ogólnopolskiej Federacji Organizacji Pozarządowych ze środków Unii Europejskiej, w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach PTFE 2021-2027, oraz w 20,29% z budżetu państwa.

IV. WARUNKI UDZIAŁU WYKONAWCY W ZAPYTANIU OFERTOWYM

1. W celu oceny zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykazania spełnienia następujących warunków udziału w postępowaniu:

a) w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej:

W celu wykazania spełnienia powyższego warunku Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykazania, że dysponuje odpowiednim zasobem w postaci:

• Doświadczenia, w ciągu ostatnich pięciu lat, w analizie relacji prawno-finansowych pomiędzy podmiotami publicznymi i prywatnymi, w tym przygotowywanie analiz i ekspertyz na ten temat (np. dot. przekazywania funduszy publicznych, w tym europejskich podmiotom prywatnym).
• Statusu radcy prawnego/adwokata.

2. Niespełnienie chociażby jednego z w/w warunków skutkować będzie odrzuceniem oferty.

V. ZAKRES WYKLUCZENIA Z MOŻLIWOŚCI REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1. Z możliwości realizacji Przedmiotu Zamówienia wyłącza się osoby, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego. Wykonawca złoży oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym – załącznik nr 2.

2. Zamawiający wykluczy z możliwości realizacji niniejszego zamówienia podmioty, o których mowa w art. 7 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022, poz. 835)

3. Oferta zostanie odrzucona, jeżeli Wykonawca:

a) złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego Zapytania ofertowego,

b) przedstawi nieprawdziwe informacje,

c) nie spełnia warunków udziału w postępowaniu.

VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Wykonawca składa ofertę zgodnie z wymaganiami zawartymi w zapytaniu ofertowym.

2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, a cenę podać w polskich złotych (PLN) z uwzględnieniem podatku VAT.

3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

a) wezwania Wykonawcy, w przypadku stwierdzenia uchybień formalnych w ofercie,

b) złożenia w określonym terminie stosownych oświadczeń, wyjaśnień lub dokumentów,

c) poprawy oczywistych omyłek rachunkowych w obliczeniu ceny (za zgodą Wykonawcy),

d) poprawy oczywistych omyłek pisarskich,

e) sprawdzania wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców wykazów, danych i informacji.

4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od rozstrzygnięcia zapytania ofertowego.

5. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

7. Oferta powinna zawierać:

a) formularz ofertowy – zgodnie z załącznikiem nr 1

b) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych – załącznik nr 2

VII. MIEJSCE, SPOSÓB ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Oferty należy składać do dnia 21.02.2024 r. do godz. 23:59 drogą mailową w formie podpisanych i zeskanowanych dokumentów na adres: [email protected] (w temacie wiadomości proszę wpisać: „Ekspertyza prawna”).

2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

3. Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami jest Pani Ewa Adamczak

4. Termin związania ofertą wynosi 10 dni od dnia określonego przez Zamawiającego jako termin składania ofert.

VIII. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA W RAMACH PROWADZONEGO POSTĘPOWANIA

1. Ze względu na założenia budżetowe w przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie projektu, Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania. Ostateczny wybór Wykonawcy, z którym nastąpi podpisanie umowy, nastąpi po zakończeniu ewentualnych negocjacji.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wycofania się lub unieważnienia niniejszego zapytania w każdym czasie bez podawania przyczyny swojej decyzji. W przypadku odwołania niniejszego zapytania Wykonawcom nie przysługuje wobec Zamawiającego jakiekolwiek roszczenie.

3. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana w ramach niniejszego zapytania, zostanie o tym fakcie poinformowany.

4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy dot. realizacji przedmiotu niniejszego zapytania.

ZAŁĄCZNIKI znajdują się w pełnym zapytaniu: Zapytanie ofertowe 2_ZZ_2024
Załącznik nr 1 – formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych

Obowiązek informacyjny w związku z przetwarzaniem danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych (dalej: „ADMINISTRATOR”), z siedzibą: Szpitalna 5/3, 00-031 Warszawa. Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: Szpitalna 5/3, 00-031 Warszawa lub drogą e-mailową pod adresem: [email protected].

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem mailowym: [email protected]

3. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

4. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w celu przeprowadzenia zapytania ofertowego – art. 6 ust. 1 lit. c, e RODO – dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora do 5 lat od dnia zakończenia postępowania, zgodnie z przepisami prawa.

5. Dane osobowe nie pochodzą od stron trzecich.

6. Administrator nie zamierza przekazywać danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

7. Administrator będzie przekazywał dane osobowe innym podmiotom, tylko na podstawie przepisów prawa, w tym w szczególności do: organów kontrolnych, a także na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, w tym do dostawców usług teleinformatycznych.

8. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz o prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

9. Skargę nas działania Administratora można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Podanie danych osobowych jest wymogiem udziału w postępowaniu o udzieleniu. Ich niepodanie spowoduje brak możliwości udziału w postępowaniu.

11. Administrator nie przewiduje zautomatyzowanego podejmowania decyzji.