Zapytanie ofertowe nr 2/ZZ/2023

Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych z siedzibą w Warszawie, przy ul. Szpitalnej 5/3, 00-031 Warszawa, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zakładowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000169795, posiadającą NIP: 525-23-00-193, zaprasza do składania ofert w ramach niniejszego zapytania ofertowego.

I. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego  z wyłączeniem przepisów ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2023 r. poz. 1605) Wartość zamówienia poniżej  kwoty 130 000 PLN (art. 2 ust. 1 pkt. 1).

II. ŹRÓDŁO FINANSOWANIA

Projekt pt.: „Prowadzenie sekretariatu Podkomitetu ds. rozwoju partnerstwa na lata 2021-2027”, wynikającej z umowy o dofinansowanie nr DSR/BDG-II/PTFE/54/23, współfinansowany w 79,71% ze środków Unii Europejskiej, w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach PTFE 2021-2027, oraz w 20,29% z budżetu państwa.

III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi gastronomicznej wraz z wynajmem sali konferencyjnej dla 80 osób i 3 sal szkoleniowych dla 30 osób każda w dniu 24.11.2023 r. w ramach projektu pn.: „Prowadzenie sekretariatu Podkomitetu ds. rozwoju partnerstwa na lata 2021-2027”, na podstawie umowy o dofinansowanie nr DSR/BDG-II/PTFE/54/23.

1. Wymagania związane z realizacją usługi

Świadczenie kompleksowej usługi gastronomicznej wraz z wynajmem profesjonalnej sali z wyposażeniem konferencyjnym dla max. 80 uczestników o powierzchni min. 120 m² z możliwością podziału jej na 3 mniejsze sale lub 3 dodatkowych sal szkoleniowych dla max. 30 osób na część warsztatową w obiekcie na terenie Warszawy. Zakres kompleksowej usługi obejmuje:

a) wyżywienie (usługi gastronomiczne):

Uczestnikowi  przysługuje wyżywienie, tj.:

1. ciągła przerwa kawowa w dn. 24.11.2023 r. Przerwa kawowa ciągła bez ograniczeń z ciągłą dostępnością podczas spotkania, z uzupełnianiem brakujących składników, ustawiona na zewnątrz/wewnątrz sali konferencyjnej (decyduje Zamawiający). Przerwa kawowa składająca się z:

• kawy z min. 3 ekspresów ciśnieniowych  z dodatkami typu śmietanka lub mleko do kawy,
• herbaty – 4 rodzaje (w tym czarna, owocowa, zielona, miętowa) oraz świeża cytryna w plasterkach,
• cukru i słodzika,
• wody mineralnej gazowanej i niegazowanej w butelkach o poj. 0,33l. lub 0,5l.,
• świeżych owoców sezonowych/ lokalnych, filetowanych min. 3 rodzaje,
• 100 % soków owocowych – 3 rodzaje (1 os./ min. 200 ml),
• różnych ciast – 3 rodzaje, w tym jeden rodzaj ciasta/ciastek bezglutenowy, bezmleczny, bezcukrowy,
• mix 3 rodzajów kanapek na pieczywie jasnym, ciemnym oraz wieloziarnistym,
  z pastami, masłem, sałatą/kiełkami, wędliną, serami, łososiem, itp., w tym, co najmniej 1 rodzaj bezmięsny.

2. obiad w formie bufetu (decyduje Zamawiający) w dniu 24.11.2023 r., składający się z:

• zupy – 2 rodzaje,
• dania głównego na ciepło 3 rodzaje, w tym wszystkie wegetariańskie,
• sałatki lub/i surówki – 3 rodzaje,
• 3 rodzajów dodatków typu: kasza pęczak, jaglana, gryczana, ryż pełnoziarnisty, warzywa gotowane, ziemniaki zapiekane,
• deseru min. 3 rodzaje, w tym jeden bezglutenowy, bezmleczny, bezcukrowy,
• napojów ciepłych: kawa, herbata, cukier, cytryna w plasterkach, śmietanka lub mleko do kawy,
• napojów bezalkoholowych:
• sok 100 %, min. 3 rodzaje w dzbankach szklanych, woda gazowana i niegazowana w butelkach, mix napojów chłodnych.

3. kolacja w formie bufetu lub serwowana w dn. 23.11.2023 r. składająca się z:

• przystawek – 2 rodzaje,
• zupy – 2 rodzaje,
• dań głównych na ciepło do wyboru (3 rodzaje, w tym wszystkie wegetariańskie,),
• 3 rodzajów dodatków typu: kasza pęczak, jaglana, gryczana, ryż pełnoziarnisty, warzywa gotowane, ziemniaki zapiekane,
• sałatki lub/i surówki – 3 rodzaje,
• deseru (3 rodzaje do wyboru) w tym 1 bezglutenowy, bezmleczny, bezcukrowy,
• świeżych owoców sezonowych/ lokalnych, filetowanych min. 3 rodzaje,
• napojów bezalkoholowych (typu kawa, herbata – 4 rodzaje, w tym czarna, owocowa, zielona, miętowa), woda gazowana i niegazowana w butelkach, soki owocowe 100% min. 3 rodzaje, mix napojów chłodnych, w tym jeden rodzaj napoju chłodnego bez cukru lub o obniżonej zawartości cukru, dodatki typu śmietanka lub mleko do kawy, cukier, cytryna w plasterkach.

4) W przypadku osób ze szczególnymi preferencjami żywieniowymi, Wykonawca na prośbę Zamawiającego uwzględni sugestie dot. przygotowania specjalnego dania głównego na ciepło, np. wegetariańskiego, wegańskiego, czy bezglutenowego, które będzie podane z co najmniej 2 dodatkami (spośród powyżej wymienionych).

5) Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi, muszą charakteryzować się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników oraz estetyki podania; produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia). Wszystkie posiłki/potrawy (obiad/ kolacja/ przerwa kawowa) będą stosownie opisane za pomocą estetycznie wydrukowanych wizytówek z nazwą potrawy w języku polskim. W przypadku kolacji (serwowanej) wybór posiłków na podstawie karty menu.

6) Wykonawca zapewni doświadczoną obsługę kelnerską w trakcie trwania spotkania (minimum 1 kelner na 20 osób).

b) wynajem sali konferencyjnej mogącej pomieścić max. 80 osób o powierzchni min. 120 m² od godziny 9:00 do godz. 16:00 w dniu 24.11.2023r.:

1. stoły i krzesła powinny być w ustawieniu teatralnym dla max. 80 osób;

2. sala musi posiadać zaplecze sanitarne; spełniać warunki profesjonalnej, biznesowej sali konferencyjnej pod względem wyposażenia i aranżacji; musi być klimatyzowana, z dostępem do światła dziennego z możliwością zaciemnienia;

3. sala nie może być podzielona kolumnami ani zawierać elementów spadu dachowego/ pochyleń ograniczających bądź utrudniających poruszanie się bądź ustawienie dodatkowych elementów (banerów, niestandardowych roll-upów);

4. stół prezydialny dla co najmniej 4 osób;

5. obsługa techniczna (nagłośnienie) oraz niezbędny sprzęt konferencyjny w godzinach wynajmu sal w dniach trwania warsztatów: – w sali musi znajdować się projektor multimedialny, ekran do odtworzenia prezentacji, laptop, 4 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników warsztatów oraz  tablica flipchartowa, markery, odpowiednia liczba przedłużaczy /listw z funkcją przeciwprzepięciową, bezpłatny dostęp do Internetu Wi-Fi: Download minimum: 6 Mbit/s, Upload: 2 Mbit/s.

c) wynajem 3 salek szkoleniowych, z których każda może pomieścić 30 osób od godziny 9:00 do godz. 18:00 w dniu 24.11.2023 r.:

1. stoły i krzesła powinny być ustawione w podkowę zewnętrzną lub konferencyjnie – stoły prostopadłe dla max. 30 osób;

2. sala musi posiadać zaplecze sanitarne; spełniać warunki profesjonalnej, biznesowej sali szkoleniowej pod względem wyposażenia i aranżacji; musi być klimatyzowana,
z dostępem do światła dziennego z możliwością zaciemnienia;

3. sala nie może być podzielona kolumnami ani zawierać elementów spadu dachowego/ pochyleń ograniczających bądź utrudniających poruszanie się bądź ustawienie dodatkowych elementów (banerów, niestandardowych roll-upów).

2. Termin, miejsce i liczba uczestników warsztatów

Termin 24.11.2023 r. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian w zakresie ww. terminu, o którym mowa powyżej, w przypadku:

1. wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, a które uniemożliwiają organizację warsztatów w terminie określonym w umowie i są niezawinione przez Wykonawcę, w tym w szczególności okoliczności powstające na skutek zdarzeń losowych, których przewidzenie jest niemożliwe, zaś skutki mają bezpośrednie przełożenie na sytuację Stron. Do zdarzeń losowych możemy zaliczyć:

a) zdarzenia mające charakter siły wyższej m.in. powódź, pożar, wybuch wulkanu, trzęsienie ziemi, pandemia;

b) zdarzenia związane z działaniami wojennymi lub z innymi operacjami sił zbrojnych, czyli np. akty terrorystyczne;

c) zdarzenia związane z działaniami władzy państwowej, które charakteryzują się wykluczeniem możliwości przeciwstawienia się im przez jednostkę, m.in. stan wojenny, blokady granic, zakaz importu i eksportu czy wywłaszczenie nieruchomości;

2. wystąpienia opóźnień po stronie Zamawiającego, które uniemożliwiają Wykonawcy realizację przedmiotu umowy w tym terminie odpowiednio do zaistniałych okoliczności lub opóźnień po stronie Zamawiającego.

Orientacyjna agenda warsztatów

Liczba uczestników: Zamawiający przewiduje udział 80 osób; Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby uczestników warsztatów maksymalnie o 30% uczestników; ostateczna liczba osób zostanie potwierdzana przez Zamawiającego na 3 dni przed terminem rozpoczęcia warsztatów. W przypadku zmniejszenia liczby uczestników Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie wyłącznie za rzeczywistą liczbę uczestników warsztatów zgodnie z cenami wskazanymi w ofercie.

3. Pozostałe informacje

a) Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą będzie odbywała się wyłącznie za pośrednictwem osób wskazanych w umowie.

b) Rozliczenie za kompleksową usługę odbywa się na podstawie faktycznie zrealizowanych usług zgodnie z przekazaną listą zawierającą liczbę osób biorących udział w spotkaniu.

c) Zamawiający zastrzega możliwość odwołania rezerwacji najpóźniej na 3 dni przez rozpoczęciem realizacji usługi bez konsekwencji finansowych

IV. WARUNKI UDZIAŁU WYKONAWCY W ZAPYTANIU OFERTOWYM

1. W celu oceny zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykazania spełnienia następujących warunków udziału w postępowaniu:

a) w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej:

W celu wykazania spełnienia powyższego warunku Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykazania, że dysponuje odpowiednim zasobem w postaci: – sali konferencyjnej z nagłośnieniem dla 80 osób dzielonej na 3 mniejsze sale szkoleniowe lub 3 oddzielne sale szkoleniowe dla 30 osób, każda; – własnym cateringiem.

2. Niespełnienie chociażby jednego z w/w warunków skutkować będzie odrzuceniem oferty.

V. ZAKRES WYKLUCZENIA Z MOŻLIWOŚCI REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1. Z możliwości realizacji Przedmiotu Zamówienia wyłącza się osoby, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego. Wykonawca złoży oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym – załącznik nr 2.

2. Zamawiający wykluczy z możliwości realizacji niniejszego zamówienia podmioty, o których mowa w art. 7 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022, 835)

3. Oferta zostanie odrzucona, jeżeli Wykonawca:

a) złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego Zapytania ofertowego,

b) przedstawi nieprawdziwe informacje,

c) nie spełnia warunków udziału w postępowaniu.

VI. KRYTERIA OCENY OFERT

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:

Sposób oceny:

„cena brutto za wykonanie kompleksowej usługi”* – ocena dla tego kryterium zostanie dokonana w oparciu o następujący wzór:

                            C = (C _min / C _x ) x 100

gdzie:    C– liczba punktów w kryterium „cena brutto za wykonanie kompleksowej usługi*”

                         C _min        – najniższa cena brutto spośród złożonych ofert

                        C_x             – cena brutto oferty badanej         

*w skład kompleksowej usługi wchodzą: usługa hotelarska, gastronomiczna wraz z wynajmem sali konferencyjnej dla 80 osób i 3 sal szkoleniowych dla 30 osób każda

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta niepodlegająca odrzuceniu, z najwyższym wynikiem punktów uzyskanych za kryteria oceny ofert opisane powyżej.

2. Obliczenia dokonane zostaną z dokładnością do 0,01 punktu (dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematyki.

3. Oferta nie podlegająca odrzuceniu złożona przez Wykonawcę niewykluczonego z postępowania, która uzyska największą liczbę punktów – maksymalnie 100 – zostanie uznana jako najkorzystniejsza.

4. Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu.

5. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, wezwie on Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach. W takim przypadku Wykonawca, składając ofertę zobligowany jest poinformować zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadzić do powstania  u zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.

6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Wykonawcy są obowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie wskazanym przez Zamawiającego.

VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Wykonawca składa ofertę zgodnie z wymaganiami zawartymi w zapytaniu ofertowym.

2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, a cenę podać w polskich złotych (PLN).

3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

a) wezwania Wykonawcy, w przypadku stwierdzenia uchybień formalnych w ofercie,

b) złożenia w określonym terminie stosownych oświadczeń, wyjaśnień lub dokumentów,

c) poprawy oczywistych omyłek rachunkowych w obliczeniu ceny (za zgodą Wykonawcy),

d) poprawy oczywistych omyłek pisarskich,

e) sprawdzania wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców wykazów, danych i informacji.

4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od rozstrzygnięcia zapytania ofertowego.

5. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

7. Oferta powinna zawierać:

a) formularz ofertowy – zgodnie z załącznikiem nr 1

b) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych – załącznik nr 2

MIEJSCE, SPOSÓB ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Oferty należy składać do dnia 15.11.2023 r. do północy, drogą mailową w formie podpisanych i zeskanowanych dokumentów na adres: [email protected] (w temacie wiadomości proszę wpisać: „Zapytanie ofertowe nr 1/ZZ/2023 – Świadczenie kompleksowej usługi gastronomicznej wraz z wynajmem sali konferencyjnej i 3 sal szkoleniowych lub za pośrednictwem Bazy konkurencyjności: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/.

2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

3. Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami jest Ewa Adamczak

4. Termin związania ofertą wynosi 10 dni od dnia określonego przez Zamawiającego jako termin składania ofert.

IX. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA W RAMACH PROWADZONEGO POSTĘPOWANIA

1. Ze względu na założenia budżetowe w przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie projektu, Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania. Ostateczny wybór Wykonawców, z którymi nastąpi podpisanie umów, nastąpi po zakończeniu ewentualnych negocjacji.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wycofania się lub unieważnienia niniejszego zapytania w każdym czasie bez podawania przyczyny swojej decyzji. W przypadku odwołania niniejszego zapytania Wykonawcom nie przysługuje wobec Zamawiającego jakiekolwiek roszczenie.

3. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana w ramach niniejszego zapytania, zostanie o tym fakcie poinformowany.

4. Zamawiający poinformuje o wyborze Wykonawcy zamieszczając informację na stronie internetowej Zamawiającego: https://ofop.eu/aktualnosci oraz w Bazie Konkurencyjności https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/

5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy dot. realizacji przedmiotu niniejszego zapytania.

ZAŁĄCZNIKI znajdują się w pełnym zapytaniu: Zapytanie ofertowe 2_ZZ_2023

Załącznik nr 1 – formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych

Załącznik nr 3- istotne postanowienia umowy

___________________________________________________________________

Obowiązek informacyjny w związku z przetwarzaniem danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych (dalej: „ADMINISTRATOR”), z siedzibą: Szpitalna 5/3, 00-031 Warszawa. Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: Szpitalna 5/3, 00-031 Warszawa lub drogą e-mailową pod adresem: [email protected].
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem mailowym: [email protected]
3. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawy z dnia 11 września 2019 r.  Prawo zamówień publicznych.
4. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w  celu przeprowadzenia zapytania ofertowego – art. 6 ust. 1 lit. c, e RODO – dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora do 5 lat od dnia zakończenia postępowania, zgodnie z przepisami prawa.
5. Dane osobowe nie pochodzą od stron trzecich.
6. Administrator nie zamierza przekazywać danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
7. Administrator będzie przekazywał dane osobowe innym podmiotom, tylko na podstawie przepisów prawa, w tym w szczególności do: organów kontrolnych, a także na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, w tym do dostawców usług teleinformatycznych.
8. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz o prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
9. Skargę nas działania Administratora można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Podanie danych osobowych jest wymogiem udziału w postępowaniu o udzieleniu. Ich niepodanie spowoduje brak możliwości udziału w postępowaniu.
11. Administrator nie przewiduje zautomatyzowanego podejmowania decyzji.